IT信息化項目的溝通管理

　　決定IT信息化項目成功的三個主要因素是用戶的積極參與、表達明確的需求、管理層的大力支持。信息項目管理軟件建設是信息系統供應商和用戶共同面對的項目。只有雙方的積極參與才能促進項目的成功，而只有進行有效的項目溝通管理才能確保用戶的積極參與。
　　IT信息化項目的溝通管理是以：溝通是先導、計劃是基礎、通知是號角、檢查是保障為指導原則的，建立“溝通計劃編制、信息分發、績效報告和管理收尾”的溝通機制。
　　首先，明確分析在信息化建設項目中用戶方有哪些人需要進行溝通、具體溝通的內容是什么、在什么時候進行溝通和以什么方式進行溝通，在此基礎上制定切實可行的項目溝通計劃;
　　其次，以制定的溝通計劃為指導。在項目進行的過程中及時有效地進行項目的溝通，通過有效的溝通使用戶積極參與信息化的建設，共同協作完成項目。
　　有效的溝通可以確保項目的成功。要借助于對用戶方的項目干系人進行分析，項目團隊可以將用戶的溝通對象劃分為三類：子公司主要負責人和集團信息主管、此項目的具體負責人和信息部門人員、各連鎖分店和各部門負責人及具體實施人員。由于這三類用戶在項目中的影響和作用不同，因此項目團隊采用了不同的溝通原則與他們進行溝通。

一、與子公司主要負責人和集團信息主管的溝通
　　溝通原則：了解戰略意圖、解決出現的問題、匯報實際成績。
　　信息系統建設項目常常被稱為是主要負責人工程，而此項目則可以稱為主要負責人CIO工程，項目團隊以了解戰略意圖、解決出現的問題、匯報實際成績作為與子公司主要負責人和集團信息主管進行溝通的原則，建立好與他們的溝通，這樣既使子公司的信息系統建設始終在集團的總體建設規劃之中，又使子公司的信息系統建設能夠實際地為自身的發展提供動力，并且使子公司主要負責人和集團信息主管在項目中切實參與，起到了直接領導、直接控制、直接協調的作用。
　　由于子公司主要負責人和集團信息主管在項目中的影響和作用不同，項目團隊與他們溝通的內容、時機和方式也就相應有所不同，因此首先需要掌握好事前、事中和事后這三個與他們溝通的時機，其次需要掌握好與他們溝通的內容。
　　事前，對于信息系統項目來說，系統的管理思想、管理體系的建設通常是自上而下的行為，而在這個項目中。由于子公司自身業務的發展是集團總體發展戰略的組成部分，因此信息系統的建設不但是自集團總體戰略而下，而且也是自子公司自身戰略而上，是集團和下屬子公司的戰略組合。制定信息化戰略就成為了十分重要的一項任務，需要項目團隊從項目一開始就要同主要負責人和集團信息化主管進行充分的溝通。
　　另外，主要負責人最關心的是項目的投資回報、項目的進度，項目團隊需要讓他明確地了解信息系統建設的前景和建設過程、可能會遇到的困難和風險、雙方所需要付出的努力、選派一位合格的用戶方信息系統建設負責人的重要性等信息，特別是主要負責人在信息系統建設中的重要作用和所需要做的工作。
　　通過溝通這些信息，使主要負責人在信息系統建設之初就親自確定好總體規劃、分步實施、效益驅動的實施原則，制定或審核了企業信息化建設的總體規劃，建立以自己親自掛帥、信息部門牽頭、各級部門參與的實施組織。設立各級責任制，保障各級部門和人員的積極參與。
　　事中，每當項目的某個階段將要進行時，項目團隊都要提前向主要負責人和集團信息主管發出通知，明確告之該項目階段將要進行的活動內容及其要達到的階段目標和里程碑是什么、需要得到他們的支持是什么;當項目的某個階段正在進行時，及時向他們通報項目遇到的困難和風險有哪些、出現了哪些問題、需要他們付出哪些努力和做出哪些決策。
　　直接領導、直接控制、直接協調，以保證項目推進的順利進行，及時向他們通報項目遇到的困難和風險有哪些、出現了哪些問題、需要他們付出哪些努力和做出哪些決策，使他們能夠真正直接領導、直接控制、直接協調，以保證項目推進的順利進行。
　　事后，當項目的某個階段或項目結束后，項目團隊和用戶共同檢查和記錄項目階段成果或最終成果，將項目的實際狀況及時通報給主要負責人和集團信息主管。從而起到鼓舞雙方士氣和堅定信心的作用;同時，分析問題尋求改進，消除可能存在的分歧和誤解，使子公司主要負責人和集團信息主管按照各級責任制進行績效考核。

二、與信息系統供應商和此項目的具體負責人和信息部門人員的溝通
　　溝通原則：充分溝通、換位思考、通力合作，責任共擔、成果共享。有了主要負責人和集團信息主管的實際參與，還需要一位具有一定權力、懂管理并了解集團信息化戰略和子公司業務情況的人員擔任該項目的用戶方負責人。此負責人最終由子公司的信息主管擔任，他是主要負責人推進信息化建設的主要助手，負責將信息化發展戰略與信息化建設結合在一起，進行企業信息化應用的總體規劃和設計，他負責帶領子公司信息部門鼓動和組織子公司各級部門和人員積極參與信息系統的建設，他是項目團隊與企業之間的橋梁。項目管理論壇
　　項目團隊要以充分溝通、換位思考、通力合作，責任共擔、成果共享為溝通原則，充分搭建好此負責人這座溝通橋梁。項目團隊要從新技術發展角度出發，充分理解企業的戰略規劃，提出一些可行的企業信息化建設的發展模式。
　　用戶方項目負責人及信息部門要以集團信息化總體戰略為引領目標，從子公司業務發展規劃角度來看待企業的信息化建設。雙方要建立經常性舉行會議的制度，共同探討企業信息化建設的總體規劃和設計思路，通報項目的進展狀況、分析出現的問題，組織經驗交流;同時，項目團隊努力促進子公司信息部門主動地與集團和子公司各級部門溝通，將項目任務和信息傳遞給各級部門并收集各相關部門的反饋信息。

三、與各部門負責人及具體實施人員的溝通
　　溝通原則：目標為導向、需求為基礎、計劃為指南、指導為手段、檢查為保障用戶的這類人員是信息系統建設最直接的受益人和資源的提供者，要在完成自身業務的同時，還要支持和參與信息系統的建設。項目團隊與他們的溝通以目標為導向、需求為基礎、計劃為指南、指導為手段、檢查為保障為溝通原則，滿腔熱情地向他們宣傳企業信息化建設的戰略目標，項目團隊和用戶方項目負責人主動和各級部門溝通，深入基層了解真實有效的信息化需求，收集各級部門提出的建設性意見。
　　項目團隊在經過與用戶的充分溝通和協商的基礎上制定項目計劃，并以制定的項目計劃作為行動的指南，向用戶的相關人員傳遞項目行動信息。指導項目工作的進行，檢查行動的結果。分析出現的問題，充分調動各級部門和人員參與信息化建設的積極性，形成各級部門和人員在信息化建設中多出成績的良好競爭與合作局面。
　　在IT信息化項目中。項目團隊要將紛繁復雜的項目信息進行結構化的管理，規定項目團隊中的每個人都是溝通的主體，都要嚴格按照溝通計劃進行項目溝通;同時，要指派專人負責維護溝通計劃、收集產生的信息，在適當的時機發布和最終存儲信息，并針對溝通計劃的執行情況進行溝通方面的績效考核。
　　在IT信息化項目的溝通計劃中，建立一個《項目溝通通訊錄》，可以記載用戶主要項目干系人的姓名、職責、通訊方式、需要收集的信息和需要發布的信息、溝通的時機、誰負責與他溝通等資料，使各溝通責任人能夠清晰地了解他所負責的溝通任務，可以按規定的時機和內容與他所負責的溝通對象進行及時的溝通。
　　在IT信息化項目中，項目團隊要采用統一的項目文檔管理方式，包括統一的文檔書寫格式、規定的文檔目錄、文檔保存的方式、信息讀寫的權限等，使文檔的書寫、保存和檢索非常清晰和方便，用戶和溝通責任人能夠快速地提取到所需要的信息。為保證溝通的真正實現，項目團隊要建立溝通反饋機制：規定溝通必須保證信息被接收者接到并理解。
　　項目團隊要通過各種例行的和隨機的會議和報告與用戶進行溝通，將提交給用戶的報告分為定期報告、階段審查報告和緊急報告三類，規定具體的報告格式及提交時間。將溝通作為用戶參與的基礎、號角和保障。
　　在現今瞬息萬變的社會中，計劃總是沒有變化快是不爭的事實，沒有變化的計劃是沒有生命力的。在項目每個階段的工作開始前，項目團隊都要了解當初制定項目計劃時的假定和約束條件有沒有發生變化，了解項目計劃有沒有變更的需要;同時通過發送各種形式通知的方式，向用戶方的項目負責人、主要項目成員及其他相關人員發送項目將要進行的活動信息。如同進攻前發出的號角一樣，使參與項目的用戶相關人員切實地做好各項組織、協調和準備工作，配合項目團隊共同完成這個階段的工作。
　　當項目的某個階段的工作完成后，項目團隊和用戶共同檢查和記錄這個階段的可交付成果，將項目的實際狀況通報給項目各方，肯定工作成績。鼓舞項目各方的士氣，使得項目的各個參與方進一步堅定項目必勝的信心;同時，及時地分析問題以尋求改進，消除存在的分歧和誤解。保障并進一步提高用戶參與項目活動的熱情。
　　當前的時代是一個合作的時代，信息系統的建設也無法脫離這個主題，它需要信息系統供應商、用戶以及項目的其他參與方(如硬件提供商)的共同協作。
所以，高效和健全的項目溝通管理是項目團隊為提高用戶的積極參與所做出的不懈努力，有效的溝通可以使用戶及時了解項目的進展情況，保證項目符合用戶的要求，并按照既定的計劃向前推進，使用戶認同項目的進度并建立預期，及時發現和解決項目推進過程中遇到的問題。總的來說，信息系統的建設需要項目各方的充分溝通，只有在充分溝通基礎上進行的項目，才能保證項目各方的思想統一、步調一致，項目才能最終邁向成功。（資料來源：項目管理者聯盟）

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