項目管理中的溝通原則與協商技巧

    在工程項目建設中，各方協作的成功依賴于有效的溝通與協調，總承包商的溝通與協調能力具有重要的作用。溝通與協調工作的好壞不僅反映出總承包商管理能力和水平的高低，也直接關系到建設項目的成敗。

一、項目溝通協調工作的目的和原則
　　通過溝通協調使之相互信任、尊重和理解，為項目實施創造良好的合作關系和工作環境，即為溝通與協調的目的。
　　建設工程主要包含項目建設方、承包商和監理3個主要的組織系統，項目的溝通與協調工作包括項目業主、設計、承包商、監理、分包之間的協調，政府管理部門、金融組織、社會團體、服務單位、物業管理以及周邊群眾等的協調。項目組織協調包括人際關系的協調、組織關系的協調、供求關系的協調、配合關系的協調、約束關系的協調。各種關系的協調均應遵守如下原則：
　　1.守法是溝通與協調工作的第一原則。必須在國家和地方有關工程建設的法律、法規許可范圍內去溝通和協調。
　　2.組織協調要維護公正和高效原則。要站在項目的立場上，公平的處理糾紛，一切以項目利益為原則。
　　3.協調與控制目標一致原則。在工程建設中，應該注意工程安全、質量、工期、環境的統一，不能有所偏廢，不能強調某一目標而忽視其他目標。
　　4.真實性原則。在溝通與協調工作中，信息作為溝通的基礎和傳達的內容應保證其真實可信，準確可靠。虛假錯誤的信息不僅會導致對方作出錯誤的決策判斷，且會失信于對方。

二、項目溝通協調工作的內容和措施
　　在項目工程建設中，主要的溝通與協調工作內容有協調與政府、公用事業、金融單位等有關管理部門的關系；溝通與協調監理、勘察、設計、審計等單位工作；溝通與協調工程組成材料供應商、專業分包的關系；總包方工作中存在的問題或爭議的協調、處理。
　　1.協調與政府、公用事業、金融單位等有關管理部門的關系
　　根據我國行業管理的規定、法規、法律，政府的各行業主管部門均會對項目的不同階段或全過程行使不同的審批權或管理權，如何與各行業主管部門進行充分、有效的組織協調，將直接影響項目建設目標的實現。在與政府主管部門組織協調時，重點應注意以下幾點：
　　第一，應充分了解、掌握屬地政府及各主管部門的法律、法規、規定的要求和相應辦事程序，在溝通前應做好相應的準備工作，做到心中有數。
　　第二，發揮不同人員的相應業績關系和特長，不同的政府主管部門由不同的專人、不同的職能部門負責協調，以保持穩定的溝通渠道和良好的協調效果。
　　第三，應發揚“山不過來，我過去”的辦事風格，積極主動的與屬地公安、城管、交通、環保、市政、消防、檔案、周邊居委等部門取得聯系，向相關部門匯報相應的工程實施情況，聽取其相關意見，并了解相應部門的最新管理信息，按照其要求辦理相關手續、制定相應的管理制度，盡力使施工行為符合管理部門的管理規定，以便于取得其行政許可、審批及相關部門的信任、支持。
　　2.與設計、勘察、監理、審計單位及工程組成材料供應商、專業分包單位的溝通與協調措施。
　　總承包商要根據工程項目的實際，制訂本工程的組織管理網絡圖。該網絡圖標應該明確各參建單位之間的關系，規定各參建單位的協調溝通渠道，并據此組織制訂項目總控制進度、安全、質量計劃、成本總控計劃等。
　　與設計應重點做好土建、結構及各專業項圖紙設計之間的組織協調工作，減少因技術錯誤帶來的協調問題，及時組織各專業人員相互討論，以確保各階段設計思路、原則的一致性。特別是要積極配合設計人員進行詳圖、節點的繪制等工作以完善和細化設計。
　　對于供貨單位的組織協調，以合同管理為基礎，綜合運用技術、經濟、法律手段，使各方在各自利益不同的條件下，能以實現項目建設的大目標為原則，及時地溝通、協商，處理相互之間的矛盾和問題，使項目各單位形成一個高效的建設團隊。
　　對監理單位，應注意樹立監理對現場管理的權威，尊重監理對于施工質量的否決權、施工調度權等國家和地方法律、法規賦予的合法權益。發現施工質量、進度問題，要及時地與監理進行溝通協商。同時，充分發揮監理在現場施工質量、工期和工程量計量方面的監督管理作用，應該與總監理工程師加強溝通與協調，尤其是現場施工重大問題的處理與決策，事先雙方要力爭能協商一致。
　　要熟知各個分包合同，對分包單位可能出現的矛盾進行預先分析，在工作中發現矛盾應及時加以解決。要抓好施工關鍵部位，以及各專業分包單位的銜接界面，以避免和減少因工作劃分不清引起的各種矛盾。此外要重視開好工程例會，做到會前有準備、會中有重點、會后有檢查，確保組織協調工作的效果。分包商只顧自身施工管理，并且總是內斂的，忽略項目整體系統性。要強化分包商主動配合總包管理的行為，弱化分包商內斂行為，教育分包商樹立項目整體的系統觀念。

    3.總包方工作中存在的問題或爭議的協調、處理。
　　實踐證明，在工作中出現矛盾，往往是各相關部門信息不暢通，信息傳遞失誤、自行其是等引起的。因此，必須建立有效的溝通體系，使信息在整個工程建設的系統中得到良好的傳遞。過程管理中應把一月一考核，改為一周一考核，最后改為一日一考核以加強溝通管理。
　　為適應市場發展需要，做好溝通與協調工作，才能最終實現價值最大化的目標。（資料來源：中華建筑報）

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