論項目管理中良好溝通的策略

    在項目管理中，溝通不可忽視。項目經(jīng)理最重要的工作之一就是溝通，良好的交流才能獲取足夠的信息、發(fā)現(xiàn)潛在的問題、控制好項目的各個方面，這項工作的好與壞直接影響項目的過程控制和最終的項目質(zhì)量。
　　一、建立良好的溝通體系
    一般而言，在一個比較完整的溝通管理體系中，應(yīng)該包含以下幾方面的內(nèi)容：溝通計劃編制、信息分發(fā)、績效報告和管理收尾。項目管理培訓(xùn)項目溝通計劃是項目整體計劃中的一部分，它的作用非常重要，也常常容易被忽視。很多項目中沒有完整的溝通計劃，導(dǎo)致溝通非常混亂。有的項目溝通也還有效，但完全依靠客戶關(guān)系或以前的項目經(jīng)驗，或者說完全靠項目經(jīng)理個人能力的高低。然而，嚴(yán)格說來，一種高效的體系不應(yīng)該只在大腦中存在，也不應(yīng)該僅僅依靠口頭傳授，落實到規(guī)范的計劃編制中很有必要。因而，在項目初始階段也應(yīng)該包含溝通計劃。
    在編制項目溝通計劃時， 最重要的是理解組織結(jié)構(gòu)和做好項目干系人分析。項目經(jīng)理所在的組織結(jié)構(gòu)通常對溝通需求有較大影響，比如組織要求項目經(jīng)理定期向項目管理部門做進(jìn)展分析報告， 那么溝通計劃中就必須包含這條。項目干系人的利益要受到項目成敗的影響，因此他們的需求必須予以考慮。最典型也最重要的項目干系人是客戶，而項目組成員、項目經(jīng)理以及他的上司也是較重要的項目干系人。所有這些人員各自需要什么信息、在每個階段要求的信息是否不同、信息傳遞的方式上有什么偏好，都需要細(xì)致分析，種種情形都要考慮到，分析后的結(jié)果要在溝通計劃中體現(xiàn)并能滿足不同人員的信息需求， 這樣建立起來的溝通體系才會全面、有效。
    二、進(jìn)行積極有效的溝通
    在涉及到溝通管理的目的就是要保證項目信息及時、正確的提取、收集、傳播、存儲以及最終進(jìn)行處置，保證項目組內(nèi)部的信息暢通。在這個過程當(dāng)中，項目經(jīng)理責(zé)無旁貸的成為信息傳輸?shù)闹行暮椭修D(zhuǎn)站，同時又要避免成為信息流通的瓶頸。筆者認(rèn)為項目的溝通主要包括與業(yè)務(wù)部門的溝通、與部門領(lǐng)導(dǎo)的溝通、項目組內(nèi)成員之間的溝通、與外聯(lián)公司的溝通和與其他兄弟部門之間的溝通等等。
　　(一)與相關(guān)業(yè)務(wù)部門的溝通
    與相關(guān)業(yè)務(wù)部門的溝通一般從項目前期階段就開始了，在這工作當(dāng)中，有以下幾點需要注意：
    1.充分分析相關(guān)業(yè)務(wù)部門的需求，以及需求的重點部分，溝通做到有的放矢。
    2.讓對方在一定程度上了解項目組的現(xiàn)實情況，有困難一定先提出來，增進(jìn)雙方的相互理解。
    3. 在需求溝通中，業(yè)務(wù)的專家地位可能不很明顯，項目組在有條件的前提下可以更加深入的參與業(yè)務(wù)需求討論，甚至引導(dǎo)需求，即技術(shù)引導(dǎo)業(yè)務(wù)。
    4.在項目過程當(dāng)中形成前期積極進(jìn)行需求挖掘，中期合理安排客戶體驗，后期協(xié)調(diào)驗證測試的良性循環(huán)。
    5. 如果溝通效果不理想，要及時上升問題的高度，尋求各級相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和職能部門的協(xié)助，合理的借用外部力量達(dá)到項目組的既定目標(biāo)。
    例如某項目：時間非常緊，任務(wù)也很重，而且需求不明確，配合公司由于商務(wù)問題不能及時支持，可以說困難重重。但從項目開始到結(jié)束，項目組在項目經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下與業(yè)務(wù)代表時刻保持著緊密的溝通，對于存在的各種問題從不拖延解決， 每天將項目各階段的進(jìn)度情況發(fā)與項目干系人了解，保證各方面信息的一致性。項目組成員包括業(yè)務(wù)人員短期內(nèi)成為了一個團(tuán)結(jié)而緊密的團(tuán)體，業(yè)務(wù)人員也能夠了解項目組成員為此付出的努力，并打下了良好的客戶基礎(chǔ)。
    (二)與部門領(lǐng)導(dǎo)的溝通
    與部門領(lǐng)導(dǎo)的溝通在項目管理過程當(dāng)中是不可避免的，由于目前中心的矩陣結(jié)構(gòu)管理模式中，職能部門的權(quán)限要大于項目經(jīng)理的權(quán)限，所以項目經(jīng)理在項目管理中一定會不斷的和各職能部門經(jīng)理打交道， 同時項目經(jīng)理還要定期的向本部門領(lǐng)導(dǎo)匯報項目情況，尋求項目支持。筆者認(rèn)為與部門領(lǐng)導(dǎo)的溝通有以下幾點需要注意：
    1.尋求支持的郵件一定要簡練的描述清楚問題的關(guān)鍵所在，需要領(lǐng)導(dǎo)哪方面的具體支持，最好根據(jù)具體問題給領(lǐng)導(dǎo)1～3 個選擇，并指出項目組傾向于哪個選擇，原因是什么，而不是把問題直接扔給領(lǐng)導(dǎo)。
    2.一定要清楚各級領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)限和角色，解決問題時一定是要找到關(guān)鍵路徑上的關(guān)鍵領(lǐng)導(dǎo)，避免信息同時發(fā)布多個領(lǐng)導(dǎo)，造成領(lǐng)導(dǎo)之間的溝通成本加大，影響問題的解決效率，增加領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)解決問題的難度。
    3. 對于有些問題，不要一味的向領(lǐng)導(dǎo)妥協(xié)，不要一味的承諾實際不可能完成的項目工作，這既是對工作的負(fù)責(zé)，也是對領(lǐng)導(dǎo)、對項目組的負(fù)責(zé)。
    (三)與項目組成員之間的溝通 
    對于項目經(jīng)理來說， 規(guī)模較大的項目主要是與各應(yīng)用的專業(yè)經(jīng)理以及架構(gòu)師之間的溝通。
    《南昌卷煙廠除異味設(shè)備改造項目》在系統(tǒng)測試階段，開發(fā)經(jīng)理和測試經(jīng)理關(guān)于提交的測試問題數(shù)量存在爭論，開發(fā)經(jīng)理認(rèn)為測試部門提交問題重復(fù)，且數(shù)量過多;而測試經(jīng)理認(rèn)為項目辦對于測試部門給出了測試標(biāo)桿值，他是按照這個來執(zhí)行的，而且他認(rèn)為開發(fā)經(jīng)理一味偏袒開發(fā)人員，且拒絕修改的問題答復(fù)過于簡單。
    從這個案例當(dāng)中， 筆者認(rèn)為關(guān)鍵在于項目經(jīng)理接收到各方面信息之后，不要急于做出結(jié)論，因為這個結(jié)論很可能是以偏概全或者根本就是錯誤的，要對信息進(jìn)行有效的確認(rèn)。同時在溝通過程當(dāng)中項目經(jīng)理要做到立場的合理切換，有時候要站在項目的立場上、有時候站在專業(yè)經(jīng)理的立場上。最后一點就是要堅持項目管理過程當(dāng)中的公正、公平原則，對項目所涉及應(yīng)用不偏不倚，只談問題的解決不談其余的個人問題。
    三、使用有效的溝通方法
    要增加溝通成功的可能性， 使項目工作能按計劃正常的開展，就必須注意使用有效的溝通方法。
溝通方法分為以下幾種：
    1.書面、口頭;
    2.會議、郵件、視頻、電話;
　　3.正式、非正式。
　　書面溝通一般在以下情況使用： 項目團(tuán)隊中使用的內(nèi)部備忘錄， 或者對客戶和非公司成員使用報告的方式，如正式的項目報告、年報、非正式的個人記錄、報事帖。書面溝通大多用來進(jìn)行通知、確認(rèn)和要求等活動，一般在描述清楚事情的前提下盡可能簡潔，以免增加負(fù)擔(dān)而流于形式。口頭溝通包括會議、評審、私人接觸、自由討論等。這一方式簡單有效，更容易被大多數(shù)人接受，但是不像書面形式那樣“白紙黑字”留下記錄，因此不適用于類似確認(rèn)這樣的溝通。
    在實際操作當(dāng)中，沒有一定之規(guī)，項目經(jīng)理應(yīng)該根據(jù)具體情況，采取不同的方式，最終目標(biāo)就是要達(dá)到最好的溝通效果。從目前使用頻率最高的會議、郵件、視頻和電話幾種溝通方式來講，筆者認(rèn)為如果問題緊急，那么視頻或者直接面對面溝通是最有效的。如果需要一個切實的承諾，那么郵件溝通無疑是首選。
    四、有效溝通的原則
    (一)盡早溝通
    在項目管理中，很多人也知道去溝通，可效果卻不明顯，似乎總是不到位，由此引起的問題也層出不窮。其實要達(dá)到有效的溝通有很多要點和原則需要掌握，盡早溝通、主動溝通就是其中的兩個原則，實踐證明它們非常關(guān)鍵。
    曾經(jīng)碰到一個項目經(jīng)理， 檢查團(tuán)隊成員的工作時松時緊， 工期快到了和大家一溝通才發(fā)現(xiàn)進(jìn)度比想象慢得多，以后的工作自然很被動。盡早溝通要求項目經(jīng)理要有前瞻性，定期和項目成員建立溝通，不僅容易發(fā)現(xiàn)當(dāng)前存在的問題，很多潛在問題也能暴露出來。在項目中出現(xiàn)問題并不可怕，可怕的是問題沒被發(fā)現(xiàn)。溝通得越晚，暴露得越遲，帶來的損失越大。
　　(二)主動溝通
    溝通是人與人之間交流的方式。主動溝通說到底是對溝通的一種態(tài)度。在項目中，我們極力提倡主動溝通，尤其是當(dāng)已經(jīng)明確了必須要去溝通的時候。當(dāng)溝通是項目經(jīng)理面對用戶或上級、團(tuán)隊成員面對項目經(jīng)理時，主動溝通不僅能建立緊密的聯(lián)系，更能表明你對項目的重視和參與，會使溝通的另一方滿意度大大提高，對整個項目非常有利。
    (三)保持暢通的溝通渠道
    溝通看似簡單，實際很復(fù)雜。這種復(fù)雜性表現(xiàn)在很多方面，比如說，當(dāng)溝通的人數(shù)增加時，溝通渠道急劇增加，給相互溝通帶來困難。典型的問題是“過濾”，也就是信息丟失。產(chǎn)生過濾的原因很多，比如語言、文化、語義、知識、信息內(nèi)容、道德規(guī)范、名譽(yù)、權(quán)利、組織狀態(tài)等等， 經(jīng)常碰到由于工作背景不同而在溝通過程中對某一問題的理解產(chǎn)生差異。
    如果要想最大程度保障溝通順暢， 當(dāng)信息在媒介中傳播時要盡力避免各種各樣的干擾， 使得信息在傳遞中保持原始狀態(tài)。信息發(fā)送出去并接收到之后，雙方必須對理解情況做檢查和反饋，確保溝通的正確性。如果結(jié)合項目，那么項目經(jīng)理在溝通管理計劃中應(yīng)該根據(jù)項目的實際明確雙方認(rèn)可的溝通渠道， 建立溝通反饋機(jī)制，任何溝通都要保證到位，沒有偏差，并且定期檢查項目溝通情況，不斷加以調(diào)整。這樣順暢、有效的溝通就不再是一個難題。
    五、結(jié)束語
    總之，溝通是人際之間傳遞信息的過程，它對于項目取得成功是必不可少的。要做好項目每個階段的工作，達(dá)到預(yù)期的效果，就必須在項目組內(nèi)部以及項目組與外部環(huán)境之間建立溝通渠道，快速準(zhǔn)確的傳遞信息從而達(dá)到各成員的協(xié)調(diào)一致; 使項目成員明確各自的職責(zé)，了解他們的工作對實現(xiàn)項目目標(biāo)所做的貢獻(xiàn);通過廣泛和深入的溝通，找出項目管理的問題，預(yù)估項目過程當(dāng)中的依賴和風(fēng)險，制訂相應(yīng)對策和解決方案，并跟蹤控制問題的解決情況。因此，良好的溝通是做好項目管理工作、更好的實現(xiàn)項目目標(biāo)的重要前提。（項目管理者聯(lián)盟）
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