加強工程項目檔案管理的有效途徑

當前，工程項目檔案管理工作問題叢生，難以為企業提供準確有效的信息資源，對企業長遠發展不利，所以要加強工程項目檔案管理。所存在的問題主要有：一是檔案人員素質偏低。在工程建設企業中，普遍缺少專職檔案管理人員，涉及工程項目的相關資料也由不同部門的人員保管。極個別企業設有專職檔案管理人員，但是整體素質偏低，對檔案管理的重視度不高，缺乏對相關檔案業務知識的掌握，在檔案資料的收集、整理、歸檔方面既不規范，又不成體系。這就導致在工程項目后期，相關資料容易缺失，從而給企業帶來損失。二是檔案管理意識淡薄。長期以來，工程建設企業把目標放在直接經濟效益上，而忽視了如檔案管理之類的重要信息管理工作，檔案管理部門甚至一度成為企業邊緣部門，這就是典型的檔案管理意識淡薄問題。三是檔案管理技術薄弱。隨著信息化技術的發展，設計、施工圖紙都是通過計算機終端完成，除了必要的紙質檔案管理，對電子檔案的管理要求也相應有所提高。但是，當前許多企業在工程項目檔案管理方式仍是手工操作為主，簡單運用office軟件為輔，這樣的管理方式在對相關數據的檢索、瀏覽、分析上就顯得捉襟見肘，效率低下，缺乏專業性、技術性。
　　一、工程項目檔案管理的重要性
　　(一)工程項目檔案是工程項目的有機組成部分。工程項目檔案貫穿工程項目始終，是工程項目的有機組成部分，主要體現在施工前、施工中、工程竣工3個階段。1、施工前形成的檔案資料主要有2個方面，一個是工程立項文件，它真實記錄了工程項目決策、審批、確立過程，是項目預算編制及招投標的依據。另一個是在項目預算、概要設計、招投標過程中形成的文件資料，是項目勘測和設計的依據。2、在施工中又會產生建筑材料送檢的檢查報告等文件。3、工程竣工后，在驗收過程中會形成一系列驗收文件，作為對工程實質考核的依據。
　　(二)工程項目檔案管理是質量控制的重要環節。工程項目檔案管理作為工程項目的一個動態過程，它的目的是詳細記錄工程建設全過程，確保信息資源的及時跟進，控制工程質量。總的來說，工程項目檔案管理通過對人員、機械、材料、環境及工藝5個方面對質量進行控制。因為在工程項目檔案的收集編制范圍內，詳細記錄了工作人員是否通過專業培訓持證上崗、工程建設機械是否符合建設需求、建筑材料是否合格、施工與竣工通過影像所反映的場地環境變化、施工日志所反映的各項工藝等。只有做好這些檔案資料的管理，才能有效控制質量。
　　(三)工程項目檔案是工程項目質量的直接反映。隨著量化分析和精細化管理的推動，工程項目質量在適用性、安全性、經濟性、耐久性、可靠性等方面都有了一系列的精確評價體系。而工程項目檔案的詳細記錄，就是全面評價工程質量的最好依據。比如，在工程竣工后，對隱蔽工程的評價，就必須依靠該隱蔽工程掩蓋前的圖紙、照片、錄像及現場記錄等檔案資料。
　　二、加強工程項目檔案管理的有效途徑
　　(一)加強檔案管理人員崗位技能培訓。由于工程項目的特殊性，所涉及的檔案管理范圍比較廣泛，而檔案管理人員又多缺乏系統的檔案工作業務技能，這就需要加強檔案管理人員的崗位技能培訓。在實際情況中，可以定期組織檔案管理人員加強學習檔案存儲知識、檔案管理知識、工程基礎知識等理論知識，并根據學習情況，組織參加檔案管理職稱考試，實現持證上崗;針對工程項目檔案的制成材料、整編要求、移交時間、竣工檔案驗收等內容集中組織內部業務培訓或者外訓。
　　(二)建立健全工程項目檔案管理制度。檔案管理工作的加強，關鍵還是要落實到制度上。在《檔案法》《建設工程質量監督管理條例》等法規條例的基礎上，建立健全相關檔案管理制度。1、檔案管理登記制度。工程項目檔案是項目竣工后運行、管理、維修等工作的關鍵性依據，要及時掌握重點工程項目檔案的工作情況，提高檔案的利用率，檔案管理部門要做好檔案管理登記工作，通過登記明細，及時回訪檔案利用情況，得到有效的信息反饋。2、檔案資料整理、歸檔制度。檔案整理、歸檔要按照《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》(DA/T28-2002)執行，項目文件的收集、整理、歸檔和移交要與項目準備、施工和竣工同步進行，在項目完成后根據合同協議要求向項目建設單位檔案管理部門移交項目文件。3、各部門檔案管理職責制度。檔案管理工作不僅是檔案管理部門的工作，還是各個部門的職責。各個部門要根據自身部門所涉及的工程內容，登記和報送相關項目文件，參加相關檔案驗收及工程竣工驗收。業主單位更要做好重點工程項目文件材料的形成、整理、歸檔和保管工作。
　　(三)提高工程項目檔案管理信息化水平。工程項目檔案的管理應該依靠提高信息化水平來提高檔案管理效率。檔案管理室除了配備計算機外，還要配備打印機、掃描儀等設備，引進先進的檔案管理軟件，從而保證檔案管理軟件系統的安全。
　　(四)進入施工現場增強檔案真實性。現代檔案管理工作不再是大門不出、二門不邁的閉門工作，相反，更應該是走進施工現場，切實了解檔案真實性的工作。這就要求我們的檔案管理人員在整理歸檔檔案時，要深入到施工現場，把自己放在專業技術人員的位置上，對檔案所涉及到的工程項目進行現場調查分析，有了充足的了解后再進行檔案編制工作。
　　工程項目檔案的管理，是對檔案的合理利用，是企業收集信息資源的重要工作。只有進一步加強對工程檔案的管理，采取科學有效的途徑，才能使檔案價值得到體現，為企業發展提供決策信息。(項目管理者聯盟)
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