不同部門如何控制項目成本
發布時間：2016/12/9 9:56:00
項目成本控制工作是一項綜合管理工作。在項目實施過程中盡量使項目實際發生的成本控制在項目預算范圍之內的一項項目管理工作。企業內部控制，是指企業為了保證業務活動的有效進行和資產的安全與完整，發現和糾正錯誤與舞弊，保證會計資料的真實、合法、完整從而制定和實施的政策、措施及程序。項目成本控制涉及對于各種能夠引起項目成本變化因素的控制(事前控制)，項目實施過程的成本控制(事中控制)和項目實際成本變動的控制(事后控制)三個方面。
我們以購買一件重要設備為例，說明對項目成本的三種認知——資金承諾、費用和現金流。假設購置了一臺價值180000元的設備，六個月后交貨。那么在下訂單時刻即產生了180000元的資金承諾，六個月后供貨商交貨同時寄來發票,收到發票會立即得到會計人員的處理，產生180000元的費用，但是付款(現金流出)通常會依照公司付款政策拖延一段時間(假設下訂單8個月之后才開具支票給供貨商)。
1、項目經理思考角度——資金承諾
下達采購訂單表示承諾在設備按照規定交付使用的情況，向供貨商支付180000元。就項目經理的點而言，只要向供貨商做出了這種承諾,項目預算中可以使用的資金就減少了相應的數額。在制定計劃和報告成本的時候，項目經理處理的是資金承諾方面的問題。但是會計系統不是為支持項目成本報告工作需要面設計的，同時也無法確認具體的承諾事宜，采購訂單的價值可能直到收到發票的時候才被記錄在案。這對項目經理的財政控制工作造成了極大的損害，因為他無法在特定時刻了解到精確的預算的耗用狀態，由于缺少一個合適的信息系統，項目經理就只好自己跟蹤記錄項目的種種資金付款承諾。
2、會計人員思考角度——費用
從事編制項目財務報表工作需要確定項目的收入和所有項目費用。在會計系統中，用于財務報告工作費用科目是在收到采購發票的時候才記賬的。因而該設備在六個月后才會被列為費用項目。在會計系統，收入是在項目完成的時候才記賬的。這在那些長期的項目中會產生嚴重的問題，因為每個報告期這類項目的費用都會累計上報，但卻看不到任何收益,在項目最后的報告中收入一次性上報,但與之相關的費用卻很少同時顯示出來或者根本沒有顯示。項目在早期的各個報告期內顯示出了明顯的虧損狀態，而在收入的最終上報時時候卻記錄了超常的收益。
對于那些運作時間跨越多個年頭的長期項目來說，這可能會造成嚴重的誤導。為了避免這種混淆，大部分長期項目的損益表按照“完工百分比”來計算收益和費用項目。其基本目的是在每一會計期間內平均“攤銷”項目總收益的一定百分比(基本上與項目工作的完成情況相吻合)，經便將適當水平的成本抵消，從而得出一個比較容易接受的邊際利潤數據。在每一會計年度的期末，需要對記錄的成本數據進行調整，以反映費用的實際發生情況和損益表中所記錄的理論數值之間的差距。
3、財務部門思考角度——現金流
財務部門負責管理組織的資金，同時還需要為項目的每一筆付款保證足夠數額的現金。閑置的資金會被存放到生息的賬戶或投資于其他地方，以使組織獲得更大的收益。財務部門主要關注的是資金何時用來償付發票，因為他們需要將這些資金閑置的時間跨度最小化。因而，財務部門其實是將項目成本看作現金流。下達采購訂單對財務部門僅僅意味著未來的現金流出，此時不需要他們采取任何行動。一旦付款到期，他們就提供相應的資金，付出款項，而真實的現金流出也被記錄在案。
4、成本的概念不僅僅局限于項目工作的完成
過程中所產生的各種費用，組織各職能單位處理成本的方式也會影響到項目的績效、利息支出和盈利能力。項目經理必須完整理解項目成本的概念，并熟悉記錄和報告本數據的會計系統。成本是項目管理工作的一個必要因素，盡管成本會計系統非常復雜，但是項目經理仍然必須對其進行深刻的理解。項目經理還應該認識到項目成本的時間效應，以及承諾、費用和現金流之間的差別。一旦掌握了這些項目理財的概念，項目經理就可以應用這些知識，從各個成本因素著手，通過控制項目工作進度和項目工作的完成時間，對項目和組織的盈利性施加影響。(項目管理者聯盟)
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