項(xiàng)目經(jīng)理如何做好任務(wù)分配

在工作中，你有沒有遇見這樣的狀況?
經(jīng)理，里程碑計(jì)劃我編好了，您看需要發(fā)送給誰?誰來拍板確定啊?
經(jīng)理，年終慶典買禮品這個(gè)工作，是咱們負(fù)責(zé)買還是公司采購部負(fù)責(zé)買啊?或者，我應(yīng)該找行政部?
經(jīng)理，質(zhì)量部的人說了，項(xiàng)目的質(zhì)量體系他們不負(fù)責(zé)寫，只負(fù)責(zé)監(jiān)督審核，怎么辦啊?咱們的人寫的不專業(yè)啊!
這些問題如果在項(xiàng)目中出現(xiàn)的多了，說明我們具體工作的權(quán)責(zé)分配有些不清楚。
這時(shí)可以借助一個(gè)工具——責(zé)任分配矩陣，來明確項(xiàng)目中每個(gè)個(gè)體的責(zé)任。　

1、什么是責(zé)任分配矩陣
責(zé)任分配矩陣其實(shí)很簡單，它是一種將所分解的工作任務(wù)落實(shí)到項(xiàng)目有關(guān)部門或個(gè)人，并明確表示出他們在組織工作中的關(guān)系、責(zé)任和地位的一種方法和工具。項(xiàng)目管理者聯(lián)盟文章?lián)Q句話說，責(zé)任分配矩陣就是針對WBS拆解出來的工作，在組織內(nèi)進(jìn)行分配。所以，只有你的項(xiàng)目計(jì)劃具備了兩個(gè)基本條件后，才能制定責(zé)任分配矩陣：
條件1：項(xiàng)目的WBS已經(jīng)編制好了
條件2：涉及到人員/部門都已經(jīng)清晰明確了,這兩個(gè)條件缺一不可。
需要強(qiáng)調(diào)的是，這個(gè)工具的核心是配置權(quán)限，也就是說，責(zé)任分配矩陣并不會明確指出每個(gè)人在項(xiàng)目中的具體工作，它只是明確指出個(gè)體在每個(gè)工作包中的權(quán)限到底有多大。

比如，在上圖這個(gè)案例中，在第三行的【修改外購軟件包】這項(xiàng)工作中，程序員是負(fù)責(zé)人▲，項(xiàng)目工程師負(fù)責(zé)審批○，決定該工作是否通過，項(xiàng)目經(jīng)理只需要被通知□，了解工作進(jìn)展就可以了。
責(zé)任分配矩陣有不同的形式，上圖這個(gè)是用符號表示的，此外，還有我們熟悉的RACI責(zé)任分配矩陣。
RACI將4種職責(zé)以不同的字母來表示，分別是：誰負(fù)責(zé)(R=Responsible)，即負(fù)責(zé)執(zhí)行任務(wù)的角色，ta具體負(fù)責(zé)操控項(xiàng)目、解決問題。項(xiàng)目管誰批準(zhǔn)(A=Accountable)，即對任務(wù)負(fù)全責(zé)的角色，只有經(jīng)過ta的同意或簽署之后，項(xiàng)目才能得以進(jìn)行。
咨詢誰(C=Consulted)，擁有完成項(xiàng)目所需的信息或能力的人，屬于輔助人員通知誰(I=Informed)，應(yīng)及時(shí)得到通知的人員。

形式不同，但意義相同。責(zé)任分配矩陣中的符號，沒有什么固定標(biāo)準(zhǔn)，可以根據(jù)企業(yè)的實(shí)際需求來決定，只要在溝通過程中不出現(xiàn)誤區(qū)就都可以。
2、3點(diǎn)注意事項(xiàng)項(xiàng)目管理
想制作這個(gè)圖表不難，但如何使圖表發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值是更需要考慮的。經(jīng)過前人的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，我們發(fā)現(xiàn)以下三點(diǎn)，可以使責(zé)任分配矩陣發(fā)揮更大作用。讓團(tuán)隊(duì)成員共同參與制定，項(xiàng)目經(jīng)理大多數(shù)情況下是權(quán)力較弱的，如果采取硬性“派工”的方式把任務(wù)分配完畢，可能并不會取得好效果。最好是在制定責(zé)任分配矩陣時(shí)，讓團(tuán)隊(duì)成員共同參與，讓他們明確自己可以勝任的工作。最理想的情況是主動認(rèn)領(lǐng)工作，這樣也會使得個(gè)人對所負(fù)責(zé)的工作有一定承諾。
如果遇到一些無人認(rèn)領(lǐng)的較難任務(wù)，項(xiàng)目經(jīng)理可以利用自己項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的身份進(jìn)行硬性分配，但也要利用溝通技巧和個(gè)人魅力等來減少壓迫感，可以說一些鼓勵(lì)性的話。比如：這個(gè)任務(wù)有點(diǎn)挑戰(zhàn)，但你的能力是我們組里最突出的，相信你可以負(fù)責(zé)，遇到問題我們再及時(shí)商量。通過這種公平公開的方式，項(xiàng)目經(jīng)理更可能讓職責(zé)劃分得到團(tuán)隊(duì)成員的認(rèn)可，在執(zhí)行的時(shí)候更能做到各盡其責(zé)。
每項(xiàng)活動中“負(fù)責(zé)人”是唯一的。責(zé)任分配矩陣中，每一項(xiàng)工作有且只有一個(gè)負(fù)責(zé)人，這一點(diǎn)也是非常重要的。我們都知道三個(gè)和尚沒水喝，如果你把同一項(xiàng)工作交給了張三、李四、王五共同負(fù)責(zé)，那結(jié)果就是沒有人會負(fù)責(zé)。為了避免出現(xiàn)管理責(zé)任的推諉，每一項(xiàng)活動中負(fù)責(zé)任的人，都應(yīng)該是唯一的。職責(zé)分配需合理。

從開始的案例我們可以看到，項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目工程師雖然職位高，但負(fù)責(zé)工作包最多的人卻是程序員。這是欺負(fù)程序員嗎?No。把開發(fā)、測試的工作交給程序員是人盡其才，還記得我們以前的段子嗎?把專業(yè)工作交給專業(yè)人才去做，中間過程應(yīng)該給予足夠的信任。項(xiàng)目經(jīng)理和技術(shù)leader當(dāng)然能做大部分的工作，但一個(gè)人的精力總是有限的，顧此就會失彼，所以，職責(zé)分配要合理。責(zé)任分配矩陣是一個(gè)用途廣泛的工具，它不僅能使項(xiàng)目工作在團(tuán)隊(duì)內(nèi)的分配變得清晰，也能表明項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和公司管理部門之間的權(quán)責(zé)配置，甚至還能清晰表達(dá)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和外部利益相關(guān)方之間的責(zé)任劃分。