項目管理思維的影響力

你可以將很多工作中和生活中需要處理的復雜事情“項目化”。當你越來越多地將工作和生活中的事務以項目的方式來處理和推進執(zhí)行時，或許連你自己也沒有意識到，其實你擁有的就是“項目管理思維”。 　　

什么是項目管理思維?我們嘗試著聊一聊項目管理思維常常涉及到的七個方面，希望可以幫助你在面對一件待解決的復雜事務時，能夠理清思路、考慮周全、明確行動并且最終收獲寶貴的經驗。

1、聚焦目標，策劃為先 　　

參考 PMI (美國項目管理協(xié)會)關于項目的定義，項目的目標應該是創(chuàng)造出獨特的產品、服務或成果。所以，項目管理思維通常會讓人們在面對一件待解決的復雜事務時，先聚焦目標，思考清楚完成這件事產生出來什么樣的產品、服務或成果才算達成了目標。

日常工作中，你會遇到產品、銷售、市場、財務等各類的部門和團隊目標。而生活中的個人目標，也會包括在購物、休閑、旅行、組織聚會等日常活動中。

在你通過 SMART 原則去構建一個清晰的目標的時候，別忘了后續(xù)一切的努力都是在向著這個目標而前進。僅僅有目標還不夠，還要用目標來指導你的方向，成為評判你行為的依據(jù)。

項目管理的本質就是追求把策劃的與實施的趨向于一致。把項目分為啟動、計劃、執(zhí)行、監(jiān)控與收尾五個階段(過程)就是一個策劃的過程，那么日常工作和項目管理過程中，事先策劃是做好一項工作的前提，也是避免返工，減少浪費時間的最為有效的手段。 　　

2、制定并重視計劃

想要完成一件事情，通常需要有計劃地去完成。所謂「謀定而后動」，講的就是先制定好計劃，謀劃準確周到后再行動。計劃可以是一個 Excel 表格，可以是一個貼上便簽的看板，也可以是一張繪制精良的甘特圖。總之，你需要一個計劃來為你勾勒出在未來完成這件事預期的進展和完成時間。 　　產品 Roadmap 是一個粗粒度的產品計劃，工程進度表是一個詳細的施工進展計劃，商業(yè)培訓課表是一個完成課程的培訓計劃。

在一件待解決的事情面前，有意識地先去制定計劃，是項目管理中很重要的一種思維方式。計劃不同于策劃，計劃更明確、更具體。計劃大到人生的規(guī)劃，小到月計劃、周計劃，日常工作安排，有計劃的工作才能有條不紊，有計劃的工作才能充分準備，周詳安排，不至于忙亂出錯，減少返工，提升效率。 　　

3、成本思維 　　

每做一項工作都需要花費成本，其中時間就是最基本的成本。在進行工作時，要視花費時間為一種投資行為，也就是說你花掉了一個小時的時間，你是否創(chuàng)造了超過一個小時時間成本的價值。 　　比較兩者之間的差距，會讓你更加珍惜時間、節(jié)省時間。

4、考慮風險

一次做對，每一件你要完成的事情，都有或多或少的因素導致你可能無法完成，或者完成的時間、質量、成本等等無法達到滿足目標要求，這些因素就是你需要考慮的風險。 　　

關于風險的考慮，可以很宏觀，例如一個商業(yè)地產的投資項目，需要考慮國家和當?shù)卣�策與環(huán)境的風險;可以很復雜，例如一個大型的通信系統(tǒng)工程項目可能會涉及商務風險、技術方案風險、售后實施和服務風險; 可以很細微，例如一場重要的產品宣講會可能會有現(xiàn)場翻頁筆沒電和麥克風效果不好的風險; 也可以很難以掌控，一次策劃良久的出國旅行可能因為簽證的辦理而延遲幾個月的時間。擁有風險意識，可以讓你做事時能提前進行風險規(guī)避、應對措施和心理準備，提高達成目標的成功率和調整對于結果的心理預期。 　　

項目目標管理中強調目標分解與目標達成的跟蹤，項目工作并不提倡反復測試或者臨時方案的理念，而是直接針對目標制訂計劃和行動方案。 所以，項目管理強調一次性做對，一次性做好，同樣日常工作與生活中一次性把工作做到位的思維也是減少返工，提升工作效率的有效方法。 　　

5、系統(tǒng)性思考分解工作，并行處理

無論是策劃一場產品發(fā)布會、組織一次全員培訓、策劃一場婚禮，還是安排一次全家旅行，都需要通過系統(tǒng)性的思考來綜合認知完成這件事的整體概貌、階段和步驟，然后將它們分解成一個個有產出成果的任務，并且在整個過程中可以隨時地監(jiān)控完成進展和狀態(tài)。 系統(tǒng)性的思考有助于建立對于事務認知的整體觀和全局觀，從多維度動態(tài)地綜合考慮問題。經過系統(tǒng)性的思考，將達成目標需要的工作進行分解，定義工作的范圍，劃分階段和任務層級，讓每個分解的任務呈現(xiàn)可監(jiān)控的狀態(tài)，并且有可交付的成果。 在項目管理專業(yè)領域，一般常用 WBS(工作分解結構)來描述和呈現(xiàn)這一思維的過程和成果。

工作中我們每天會有很多待處理的任務，通常大家的習慣是做完一件工作后才開始處理另外一個工作，對于我們日常工作和生活來說，我們需要練就并行處理工作任務的能力，比如聽會議時可以寫報告(特別說明的是一邊聽一邊寫，不受影響)、同時操縱幾臺電腦，在做飯時把要聽的財經節(jié)目聽完等; 也就是《神雕俠侶》中周伯通的左右互博術吧，我們需要練就這種能力，并且養(yǎng)成習慣。學會并行處理工作是有效節(jié)省時間、提升工作效率的重要手段。

6、過程處理并善于總結

項目管理普遍采用節(jié)點或里程碑評價的管理模式，這是一種過程監(jiān)控管理的有效手段。同樣，這種方法適用于我們的工作與生活，階段進行總結與反思，能夠有效提升工作質量，及時修正錯誤，為最終達成目標提供支持。 更為重要的是，階段總結能夠使工作成果整理固化，形成知識沉淀，在后續(xù)工作或項目中形成便于引用與輸出。

善于總結，可以幫助你沉淀工作經驗和生活閱歷。以一個實踐 Scrum 的敏捷研發(fā)項目為例，每一個研發(fā)的迭代周期結束時整個團隊會召開 Sprint 回顧會議，用來總結在這次迭代中有哪些是團隊做得好或者不好的地方，好的地方號召大家以此為榜樣，在以后的工作中繼續(xù)保持;不好的地方要吸取教訓，避免以后再次發(fā)生。 生活中也是一樣，每次三五親朋好友的家庭聚會后，細心的主人會總結今天哪一道菜最受歡迎，下次聚會時分量可以增加一些;哪位朋友遲到了，下次聚會得重點提醒來早一些;可以向哪位朋友請教游戲的技巧，下次聚會可以讓自己的表現(xiàn)讓大家眼前一亮。 　　

7、團隊協(xié)作與有效溝通 　　

解決一件復雜的事情，需要團結參與其中的所有人來共同努力。 首先要能明確團隊成員之間基于任務的責任矩陣，讓整個團隊責權明晰;其次，完成自己任務的同時，還能協(xié)助團隊里的其他人完成任務。同時，溝通的重要性不言而喻。 　

一群人相互之間想要做到有效溝通，通常要能達成三點： 　　

1)我能隨時從團隊其他成員那里獲取我想要的信息; 　　

2)我提供的信息能隨時傳達到可能需要的團隊其他成員那里去; 　　

3)盡可能消除或減少信息在成員之間的中轉。 　　

就像一個互聯(lián)網(wǎng)產品的誕生需要產品經理、設計師、工程師的緊密協(xié)作一樣，一場成功的新聞發(fā)布會離不開主辦方、承辦方、嘉賓和媒體的共同策劃、組織與配合，一次家庭聚會的成功組織離不開親朋好友的積極參與和相互支持，團隊協(xié)作與有效溝通從始至終都發(fā)揮著不可替代的作用。 項目溝通管理強調識別信息并及時將信息傳遞給有需要的人，做到精準表達與高效溝通。那么，高效的溝通同樣是提升工作效率、節(jié)省時間的有效手段。

日常工作中，同樣要規(guī)劃溝通，采用什么樣的形式傳遞與傳播信息給你的人際圈，對別人需要了解你的信息能夠方便、快捷地獲取與了解。做好信息需求的便捷獲取將是減少問詢的最有效方式。 　　無論是在工作中還是生活中，面對問題時能夠聚焦目標，通過系統(tǒng)性思考來分解工作，制定計劃，促進團隊協(xié)作和有效溝通，考慮風險并且善于總結，這些項目管理的思維可以讓你切實地從中受益。