項(xiàng)目進(jìn)度如何有效地控制

項(xiàng)目管理軟件的使用非常廣泛了，那么項(xiàng)目進(jìn)度如何有效地控制呢？時(shí)間、成本、范圍是項(xiàng)目成功的基本要素，對(duì)項(xiàng)目的成敗起著至關(guān)重要的作用。如果時(shí)間增加，勢(shì)必會(huì)增加項(xiàng)目的成本;時(shí)間不夠，可能導(dǎo)致項(xiàng)目范圍的減少。

另外，根據(jù)當(dāng)前項(xiàng)目管理專(zhuān)家對(duì)失敗項(xiàng)目的研究，我們可以發(fā)現(xiàn)：工期超出計(jì)劃，幾乎是每個(gè)失敗項(xiàng)目都存在的問(wèn)題。因此有效實(shí)施項(xiàng)目進(jìn)度控制，是項(xiàng)目成功的重要保障，是每一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理必須非常重視的工作。

一、計(jì)劃控制計(jì)劃是行動(dòng)的指導(dǎo)，是行動(dòng)成功的關(guān)鍵所在。能100%按照計(jì)劃執(zhí)行，是每一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理的理想，而實(shí)際情況是項(xiàng)目往往受各種各樣的干擾，計(jì)劃在不斷的根據(jù)實(shí)際情況發(fā)生變化。項(xiàng)目經(jīng)理要實(shí)現(xiàn)計(jì)劃的控制，落腳點(diǎn)在監(jiān)督各分項(xiàng)計(jì)劃的實(shí)施。

(1)分項(xiàng)計(jì)劃的策劃

一個(gè)項(xiàng)目往往會(huì)涉及多個(gè)干系人，每個(gè)干系人承擔(dān)的職責(zé)也不一樣;項(xiàng)目持續(xù)時(shí)間較長(zhǎng)，每個(gè)時(shí)間段各干系人工作內(nèi)容也有區(qū)別。因此項(xiàng)目通常通過(guò)多級(jí)計(jì)劃來(lái)管理，到分項(xiàng)實(shí)施計(jì)劃時(shí)，往往通過(guò)滾動(dòng)計(jì)劃、漸進(jìn)明細(xì)、迭代開(kāi)發(fā)等方式展開(kāi)。項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)周期性的進(jìn)行任務(wù)分工，這個(gè)周期視項(xiàng)目情況而定，有的以周為單位，有的以月為單位。

項(xiàng)目經(jīng)理在進(jìn)行任務(wù)分工時(shí)，必須明確工作的階段性目標(biāo)，這個(gè)目標(biāo)以項(xiàng)目基準(zhǔn)計(jì)劃為依據(jù)，以階段性交付物為導(dǎo)向，并且明確各分項(xiàng)關(guān)鍵點(diǎn)。
　　

(2)分項(xiàng)計(jì)劃的制定

各分項(xiàng)負(fù)責(zé)人在滾動(dòng)制定分項(xiàng)計(jì)劃時(shí)，必須執(zhí)行項(xiàng)目經(jīng)理的階段性目標(biāo)要求，同時(shí)將工作細(xì)化到分項(xiàng)的可測(cè)量的交付物，形成一份具有操作性的計(jì)劃。計(jì)劃可以不限固定形式，根據(jù)各部門(mén)業(yè)務(wù)工作流程即可。

(3)分項(xiàng)計(jì)劃?rùn)z查

檢查交付物：項(xiàng)目經(jīng)理定期檢查各分項(xiàng)負(fù)責(zé)人交付物的完成情況，必要時(shí)，檢查其分項(xiàng)計(jì)劃及執(zhí)行情況。

檢查關(guān)鍵路徑工作：關(guān)注關(guān)鍵路徑上的事項(xiàng)是否按照計(jì)劃進(jìn)行，它關(guān)系到項(xiàng)目是否如期完成。
檢查關(guān)鍵人物工作：對(duì)于任務(wù)較重、能力較弱、執(zhí)行力較差的人物，他們的工作可加大檢查頻次，對(duì)其協(xié)助、指導(dǎo)、督促，避免到期任務(wù)完不成的風(fēng)險(xiǎn)。

對(duì)標(biāo)基準(zhǔn)計(jì)劃：項(xiàng)目經(jīng)理匯總分項(xiàng)計(jì)劃完成情況后，與基準(zhǔn)計(jì)劃對(duì)標(biāo)，評(píng)估項(xiàng)目績(jī)效，并與項(xiàng)目組成員共同制定計(jì)劃糾偏的措施。

(4)計(jì)劃更新

達(dá)成共識(shí)的更新計(jì)劃要及時(shí)發(fā)布，發(fā)送給項(xiàng)目組的成員，同時(shí)發(fā)送給有掌控項(xiàng)目進(jìn)度需求的人員，必要時(shí)，發(fā)送給能夠有效監(jiān)督或者協(xié)助項(xiàng)目成員完成任務(wù)的干系人。

二、資源控制

項(xiàng)目不能如期完成，有很大一部分是由于資源問(wèn)題，采購(gòu)資源未到位、人力資源不足、生產(chǎn)資源沖突等，再完美的計(jì)劃，沒(méi)有資源落地，都是空談。因此項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，需要關(guān)注各部分的資源負(fù)荷情況。

掌握各部分資源負(fù)荷情況后，才能展開(kāi)資源協(xié)調(diào)，進(jìn)行資源平衡的基本原則是“向關(guān)鍵路徑要時(shí)間，向非關(guān)鍵路徑要資源”。爭(zhēng)取資源是一個(gè)博弈的過(guò)程，向職能部門(mén)要人，向生產(chǎn)單位要產(chǎn)線(xiàn)資源等，沒(méi)有資源不能成為項(xiàng)目進(jìn)度延后的理由。

三、風(fēng)險(xiǎn)控制

制定一套項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)防范的體系，包含：風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)確認(rèn)、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)等方面的完整內(nèi)容。這部分工作一般來(lái)講，會(huì)由公司級(jí)項(xiàng)目管理體系來(lái)進(jìn)行定義和規(guī)范。

在項(xiàng)目啟動(dòng)初期，要充分識(shí)別影響項(xiàng)目進(jìn)度的風(fēng)險(xiǎn)，在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，不斷的對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控和更新，及時(shí)采取風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。強(qiáng)調(diào)各分項(xiàng)負(fù)責(zé)人要主動(dòng)識(shí)別與匯報(bào)，預(yù)防為主，避免在風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生時(shí)再處理。

四、建立良好的項(xiàng)目干系人之間的溝通管理制度項(xiàng)目

溝通是掌握各方信息，進(jìn)行項(xiàng)目決策和項(xiàng)目協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)。實(shí)現(xiàn)有效進(jìn)度控制對(duì)于溝通的要求，主要強(qiáng)調(diào)以下幾點(diǎn)：

及時(shí)與立項(xiàng)部門(mén)和項(xiàng)目客戶(hù)進(jìn)行溝通，了解其對(duì)于項(xiàng)目的期望與特殊要求，以保證項(xiàng)目的各項(xiàng)工作都是在項(xiàng)目范圍內(nèi)開(kāi)展，范圍發(fā)生變化時(shí)，項(xiàng)目計(jì)劃及時(shí)作出相應(yīng)調(diào)整，項(xiàng)目的進(jìn)度滿(mǎn)足各方需求。

明確各方的溝通需求，使得各干系人及時(shí)得到相應(yīng)的信息，例如：項(xiàng)目例會(huì)制度，分項(xiàng)計(jì)劃匯報(bào)的制度，項(xiàng)目進(jìn)度匯報(bào)的制度，項(xiàng)目組信息交流的平臺(tái)等。強(qiáng)調(diào)主動(dòng)溝通，以提早準(zhǔn)備好配合的工作，免得影響項(xiàng)目的進(jìn)展。

充分發(fā)揮項(xiàng)目組成員的作用，使之參與到問(wèn)題解決當(dāng)中來(lái)，如項(xiàng)目偏差的處理，風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)防等。