IT項(xiàng)目過(guò)多，管理太難？NO！因?yàn)槟氵�沒(méi)學(xué)會(huì)這七招。

因疫情而推遲的項(xiàng)目回到最重要的位置時(shí)，IT領(lǐng)導(dǎo)人會(huì)忙得不可開(kāi)交。

下面介紹如何在不影響身心狀態(tài)的情況下持續(xù)地監(jiān)管和指導(dǎo)。

今天的CIO會(huì)感覺(jué)自己就像是馬戲團(tuán)的表演者，同時(shí)處理多個(gè)項(xiàng)目，還要確保沒(méi)有一個(gè)項(xiàng)目失敗。當(dāng)全世界開(kāi)始在疫情后恢復(fù)過(guò)來(lái)時(shí)，隨著遠(yuǎn)程工作、安全、數(shù)字化轉(zhuǎn)型、自動(dòng)化及其他緊迫的項(xiàng)目開(kāi)始需要重新關(guān)注和迅速完成，同時(shí)處理多個(gè)項(xiàng)目很快會(huì)變得更迫切。

由于壓力會(huì)變得很大，現(xiàn)在制定策略，規(guī)劃好如何在不犧牲時(shí)間、預(yù)算或質(zhì)量的前提下管理多個(gè)必要項(xiàng)目顯得很重要。以下7個(gè)技巧有助于避免出現(xiàn)手忙腳亂的局面。

1、成為項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)人，而不是經(jīng)理。

許多IT主管在管理多個(gè)項(xiàng)目時(shí)常犯的一個(gè)嚴(yán)重錯(cuò)誤是，將自己視為是項(xiàng)目經(jīng)理，而不是領(lǐng)導(dǎo)人。國(guó)防公司雷神情報(bào)和航天公司(Raytheon Intelligence and Space)的網(wǎng)絡(luò)保護(hù)服務(wù)項(xiàng)目經(jīng)理Byron Love Sr.解釋道：“你需要領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)成員，而不是僅僅管理預(yù)算、進(jìn)度、范圍、質(zhì)量和風(fēng)險(xiǎn)。認(rèn)為自己能獨(dú)自管理項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)導(dǎo)致團(tuán)隊(duì)和組織失敗。”

成功的領(lǐng)導(dǎo)人指導(dǎo)團(tuán)隊(duì)和每個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理充當(dāng)人肉傳感器：如果某個(gè)項(xiàng)目遇到了嚴(yán)重問(wèn)題，他們會(huì)立即發(fā)出警告信號(hào)。Love說(shuō)：“他們激勵(lì)團(tuán)隊(duì)和經(jīng)理運(yùn)用專(zhuān)業(yè)知識(shí)，確保項(xiàng)目處于正常軌道。項(xiàng)目越復(fù)雜、項(xiàng)目數(shù)量越多，要取得成功，就需要越多的項(xiàng)目管理領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)驗(yàn)和人才。”

2、考慮大局。

面對(duì)多個(gè)IT項(xiàng)目時(shí)，清楚地了解企業(yè)目前的優(yōu)先事項(xiàng)很重要。如果能了解哪些項(xiàng)目最迫切需要，就可以將工作人員及其他資源分配給優(yōu)先級(jí)高的項(xiàng)目，而不太重要的項(xiàng)目可以繼續(xù)以較緩慢的節(jié)奏開(kāi)展。匹茲堡市的創(chuàng)新和績(jī)效代理主管Heidi Norman表示：“企業(yè)組織對(duì)IT提出了許多要求，要求開(kāi)展眾多有意思且有影響力的項(xiàng)目。每個(gè)要求都帶有一種緊迫感，而且很多時(shí)候，細(xì)節(jié)方面不是很清晰，因此問(wèn)題開(kāi)始冒出來(lái)。”

Norman建議與企業(yè)管理層及其他關(guān)鍵的利益相關(guān)者建立起牢固的關(guān)系，以滿(mǎn)足他們的需求和期望，并確定項(xiàng)目的優(yōu)先級(jí)，確保所有項(xiàng)目都處在正軌上。她說(shuō)：“缺乏溝通和不注意變更管理往往是最大的錯(cuò)誤，也可能是最常見(jiàn)的錯(cuò)誤。”

零售和消費(fèi)品咨詢(xún)公司Parker Avery Group的高級(jí)經(jīng)理David Birdsall認(rèn)為，項(xiàng)目管理的成功80%取決于溝通。他說(shuō)：“你需要能夠報(bào)告狀態(tài)和主要的心得，以便組織了解當(dāng)前的情況。”坦誠(chéng)的溝通也可以幫助IT領(lǐng)導(dǎo)人了解哪些項(xiàng)目需要立即關(guān)注、哪些項(xiàng)目可以在以后關(guān)注。

3、指定規(guī)劃經(jīng)理。

可用資源無(wú)力滿(mǎn)足多個(gè)高優(yōu)先級(jí)項(xiàng)目的需求時(shí)，這可能表明是時(shí)候任命一位永久或臨時(shí)規(guī)劃經(jīng)理了。這名規(guī)劃經(jīng)理是全職或兼職的，直接向CIO報(bào)告，負(fù)責(zé)處理項(xiàng)目狀態(tài)報(bào)告，并開(kāi)發(fā)一套流程，以識(shí)別和管理風(fēng)險(xiǎn)、處理行動(dòng)項(xiàng)并解決出現(xiàn)的懸而未決的問(wèn)題。在許多組織，規(guī)劃經(jīng)理還處理資源和預(yù)算管理任務(wù)。

Birdsall表示，規(guī)劃經(jīng)理可以識(shí)別當(dāng)前項(xiàng)目面臨的任何關(guān)鍵的約束條件或依賴(lài)關(guān)系，讓每個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理有更多的時(shí)間關(guān)注核心任務(wù)，從而加快項(xiàng)目進(jìn)度。他補(bǔ)充道：“此外，規(guī)劃經(jīng)理可以向每個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理提供額外的監(jiān)督以/或協(xié)助，以確保任務(wù)按計(jì)劃進(jìn)行。”

4、信任團(tuán)隊(duì)。

一個(gè)項(xiàng)目開(kāi)始落后于計(jì)劃進(jìn)度時(shí)，許多IT領(lǐng)導(dǎo)人會(huì)犯下面這個(gè)錯(cuò)誤：繞過(guò)項(xiàng)目經(jīng)理，試圖自己對(duì)該項(xiàng)目進(jìn)行微觀(guān)管理。

IT管理和網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控軟件提供商SolarWinds的首席極客Chrystal Taylor說(shuō)：“他們覺(jué)得有必要參與針對(duì)項(xiàng)目做出的每一個(gè)決策，而不是信任其團(tuán)隊(duì)、下放權(quán)力。”她警告說(shuō)：“如果你無(wú)法信任團(tuán)隊(duì)能夠高效地完成項(xiàng)目任務(wù)，那么你就還沒(méi)有為這項(xiàng)工作組建合適的團(tuán)隊(duì)。”

Taylor建議，除非項(xiàng)目恰好緊密整合或密切相關(guān)，否則不要將團(tuán)隊(duì)成員指派到多個(gè)項(xiàng)目。團(tuán)隊(duì)成員需要能夠?qū)Ｗ⒂谑诸^的任務(wù)，沒(méi)有被與另一個(gè)項(xiàng)目有關(guān)的問(wèn)題分散注意力。讓團(tuán)隊(duì)成員通過(guò)他們的經(jīng)理來(lái)了解情況也很重要。Taylor特別指出：“任務(wù)和項(xiàng)目?jī)?yōu)先級(jí)對(duì)他們來(lái)說(shuō)不應(yīng)該是未知的或混亂的。放手讓團(tuán)隊(duì)成員發(fā)揮技能，絕對(duì)必要的時(shí)候介入，以提供指導(dǎo)或重新確定優(yōu)先事項(xiàng)，這樣才能確保每個(gè)人都成功。”

5、利用自動(dòng)化。

如果IT領(lǐng)導(dǎo)人未利用自動(dòng)化來(lái)加快項(xiàng)目開(kāi)發(fā)，一開(kāi)始就毫無(wú)必要地阻礙了其團(tuán)隊(duì)。Taylor說(shuō)：“力求提高效率(尤其是通過(guò)自動(dòng)處理重復(fù)性任務(wù))可以節(jié)省時(shí)間和資金。”

IT咨詢(xún)和技術(shù)提供商AIM咨詢(xún)公司的工程副總裁Kyle Mizell表示，自動(dòng)化可以使復(fù)雜流程易于重復(fù)，并減小出錯(cuò)的可能性。他特別指出：“自動(dòng)化已取得了許多進(jìn)步，可以減少人為干預(yù)。這些進(jìn)步有助于簡(jiǎn)化和減少影響項(xiàng)目交付的‘不定因素’數(shù)量。”

比如說(shuō)，機(jī)器人流程自動(dòng)化(RPA)技術(shù)利用機(jī)器學(xué)習(xí)和人工智能快速自動(dòng)地執(zhí)行許多不同類(lèi)型的通常很耗時(shí)的重復(fù)性任務(wù)，尤其是在數(shù)據(jù)提取和數(shù)據(jù)遷移流程方面。

6、避免重復(fù)。

許多IT領(lǐng)導(dǎo)人養(yǎng)成了單獨(dú)審查每個(gè)項(xiàng)目的習(xí)慣，因而未能積極主動(dòng)地審查項(xiàng)目之間的依賴(lài)關(guān)系或彼此間的交互。相反，IT領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)該與每個(gè)團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)人商議，看看是否有辦法讓幾個(gè)開(kāi)展中的項(xiàng)目共享資源，從而加快開(kāi)發(fā)進(jìn)度和部署進(jìn)度。

軟件培訓(xùn)公司DevelopIntelligence的IT項(xiàng)目管理講師Ruth Anne Guerrero說(shuō)：“同時(shí)處理多個(gè)IT項(xiàng)目的最好方法是從幾個(gè)不同的角度或‘視角’來(lái)分析它們。每個(gè)視角審查一組不同的項(xiàng)目特點(diǎn)，可能會(huì)發(fā)掘多個(gè)項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)協(xié)同效應(yīng)的機(jī)會(huì)。”

通過(guò)多個(gè)視角觀(guān)察項(xiàng)目還可以盡早發(fā)現(xiàn)重復(fù)或彼此沖突的需求，同時(shí)確保有效利用資源并最大限度地減少最終用戶(hù)的困惑。Guerrero說(shuō)：“從不同的視角來(lái)整體考察多個(gè)項(xiàng)目，可以發(fā)掘結(jié)合軟件變更和簡(jiǎn)化所有相關(guān)項(xiàng)目工作的機(jī)會(huì)，這對(duì)項(xiàng)目資源及項(xiàng)目利益相關(guān)者來(lái)說(shuō)都有利。”