淺議項目管理中的協(xié)調(diào)工作-項目管理軟件

項目管理是一個系統(tǒng)工程，搞好項目管理需要運(yùn)用系統(tǒng)科學(xué)的理論，通盤把握項目的綱和目，在項目運(yùn)行過程中積極主動地做好各種項目協(xié)調(diào)工作，從而有效地加強(qiáng)項目管理，保證項目順利實(shí)施，達(dá)到項目建設(shè)的預(yù)期目的。

一、項目協(xié)調(diào)工作的主要特點(diǎn)。

1、協(xié)調(diào)的范圍廣。項目協(xié)調(diào)的范圍包括內(nèi)部關(guān)系的協(xié)調(diào)、近外層關(guān)系的協(xié)調(diào)和遠(yuǎn)外層關(guān)系的協(xié)調(diào)。其中，內(nèi)部關(guān)系包括項目經(jīng)理部內(nèi)部關(guān)系、項目經(jīng)理部與企業(yè)的關(guān)系、項目經(jīng)理部與作業(yè)層的關(guān)系；近外層關(guān)系是指與項目部有直接和間接合同的關(guān)系，包括與建設(shè)單位、監(jiān)理單位、設(shè)計單位、物資供應(yīng)單位、分包單位以及銀行、保險公司等之間的關(guān)系；外層關(guān)系是指與項目部雖無直接和間接合同關(guān)系，但卻有著法律法規(guī)和社會公德等約束的關(guān)系，項目部與政府、交通、環(huán)保、衛(wèi)生、綠化等部門的關(guān)系。通常情況下，近外層關(guān)系的協(xié)調(diào)是項目協(xié)調(diào)的重點(diǎn)。

2、協(xié)調(diào)的要素多。一是人際關(guān)系的協(xié)調(diào)，通常包括項目經(jīng)理部內(nèi)部人際關(guān)系的協(xié)調(diào)以及與關(guān)聯(lián)單位的人際關(guān)系的協(xié)調(diào)，協(xié)調(diào)對象主要是相關(guān)工作結(jié)合的過程當(dāng)中人與人之間在管理工作中的聯(lián)系和矛盾。二是組織關(guān)系的協(xié)調(diào)，通常包括項目經(jīng)理部與企業(yè)管理層以及與分包單位、勞務(wù)作業(yè)層之間的關(guān)系。三是供求關(guān)系協(xié)調(diào)，通常包括企業(yè)物資供應(yīng)部門、建設(shè)單位物資供應(yīng)部門與項目經(jīng)理部之間的關(guān)系協(xié)調(diào)，各生產(chǎn)要素供需單位之間的協(xié)調(diào)。四是協(xié)作配合之間的關(guān)系協(xié)調(diào)，通常包括項目經(jīng)理部內(nèi)部各部門之間、上下級之間、管理層與作業(yè)層之間以及與各近外層協(xié)作單位之間的協(xié)調(diào)。五是約束關(guān)系的協(xié)調(diào)，通常包括項目經(jīng)理部與遠(yuǎn)外層關(guān)系的協(xié)調(diào)，包括與有法律法規(guī)約束關(guān)系的各單位（如政府、環(huán)保、衛(wèi)生、綠化、交通等）的關(guān)系協(xié)調(diào)，和與有合同約束關(guān)系的建設(shè)單位之間關(guān)系的協(xié)調(diào)。

3、協(xié)調(diào)的階段性強(qiáng)。建設(shè)工程通常具有很強(qiáng)的階段性，對于工程總承包項目通常可分為勘探、設(shè)計、采購、施工、運(yùn)營等不同階段，每個階段又可以劃分為若干時期，例如在施工階段就可以分為準(zhǔn)備期、施工期、收尾期等，在各個不同的時期，項目協(xié)調(diào)工作的內(nèi)容是不一樣的，協(xié)調(diào)的重點(diǎn)也是不同的。

4、協(xié)調(diào)的難度大。由于項目協(xié)調(diào)的性質(zhì)多種多樣，所涉及到的關(guān)系千頭萬緒，有項目與目標(biāo)因素之間的協(xié)調(diào)；項目各子系統(tǒng)內(nèi)部、子系統(tǒng)之間、子系統(tǒng)與環(huán)境之間的協(xié)調(diào)；各專業(yè)技術(shù)方面的協(xié)調(diào)；各種管理方法、管理過程的協(xié)調(diào)；項目實(shí)施過程的協(xié)調(diào)；各種管理職能方面的協(xié)調(diào)；項目參與者之間的協(xié)調(diào)等，因而項目協(xié)調(diào)工作的難度比其他任何一種協(xié)調(diào)難度都大。

二、項目協(xié)調(diào)工作容易出現(xiàn)的問題。

1、項目經(jīng)理部內(nèi)部容易混亂。主要表現(xiàn)在：由于總體目標(biāo)不明，各職能部門之間的興趣和目標(biāo)不同，有各自的打算和做法，有些甚至是對立的；由于缺乏溝通和必要的宣傳，項目部內(nèi)部士氣不夠，面對項目實(shí)施過程中遇到的一些挫折和危機(jī)，容易失去斗志；由于信息不暢、指揮不靈，項目實(shí)施過程中出現(xiàn)各種混亂現(xiàn)象，人們對合同、各種指令和責(zé)任書理解不一或不能理解，因而在實(shí)施過程中各自為政，使項目失控；項目部內(nèi)部沒有和諧的工作氛圍，對工作沒有應(yīng)有的爭執(zhí)和討論，人們不敢和不習(xí)慣將問題提出來討論和研究，從而釀成隱患。

2、與外部關(guān)系不易理順。主要表現(xiàn)在：項目經(jīng)理部的工作得不到建設(shè)單位、監(jiān)理單位、設(shè)計單位等近外層關(guān)系單位的支持，有時甚至是對立的；項目經(jīng)理部不召開協(xié)調(diào)會議或者在協(xié)調(diào)會議上不討論重要的協(xié)調(diào)事務(wù)，而是偏離議題，或者是正常的協(xié)調(diào)會議經(jīng)常被打斷和干擾，達(dá)不到應(yīng)有的效果；項目部內(nèi)部、項目部與遠(yuǎn)外層、項目部與近外層三個層次之間的信息溝通不暢，以至于信息得不到正確傳遞，影響了項目的正常運(yùn)作，甚至是相互之間產(chǎn)生一些抱怨；項目經(jīng)理部得不到企業(yè)職能部門的支持，無法獲得必需的資源和管理服務(wù)，與外界又不能進(jìn)行正常的信息溝通，迫使項目經(jīng)理部花費(fèi)大量的時間和精力處理各種突發(fā)矛盾和問題，降低了工作效率。

三、項目協(xié)調(diào)工作的思路與方法。

1、樹立一種觀念——搞好項目協(xié)調(diào)是做好一切工作的基礎(chǔ)。眾所周知，構(gòu)建和諧社會是我國當(dāng)前的一項國策，而構(gòu)建和諧的工作環(huán)境是現(xiàn)代管理所提倡的一項重要原則。對于工程項目來說，由于建筑工程的特殊性，項目協(xié)調(diào)工作尤為重要。要通過學(xué)習(xí)和不斷的教育，使項目部管理人員充分認(rèn)識到協(xié)調(diào)工作的重要性：協(xié)調(diào)工作是做好其他一切工作的基礎(chǔ)，沒有和諧的工作環(huán)境什么事也做不成。

2、堅持一個方法——加強(qiáng)管理部門之間的溝通。項目協(xié)調(diào)最好的手段和方法就是溝通，溝通是解決項目實(shí)施過程中各種障礙的最基本的方法，事實(shí)證明也是最有效的一種手段。任何組織爭執(zhí)只有通過溝通才能實(shí)現(xiàn)，通過溝通不但可以解決各種協(xié)調(diào)問題，如技術(shù)、過程、邏輯、管理方法和程序中的矛盾、困難和不一致，而且還可以解決相關(guān)人員心理行為的障礙和爭執(zhí)。對于項目來說，項目經(jīng)理部內(nèi)部溝通的效果是測定項目管理效果的最好尺度，項目目標(biāo)能否成功實(shí)施，很大程度上取決于項目經(jīng)理部能否成功地進(jìn)行溝通，即能否成功地做好協(xié)調(diào)工作。

3、講究一種藝術(shù)——科學(xué)地控制管理中的爭執(zhí)。協(xié)調(diào)要講究技巧，特別是對于爭執(zhí)的處理更要講究藝術(shù)，必須使?fàn)巿?zhí)得到有效的管理和控制。對于項目實(shí)施過程中出現(xiàn)的問題應(yīng)多協(xié)商、少爭執(zhí)，通過詳細(xì)的協(xié)商平衡和滿足各方面的利益，從而達(dá)到項目目標(biāo)的最優(yōu)解決；通常情況下對于不影響項目管理大局的爭執(zhí)，應(yīng)采取策略引導(dǎo)爭執(zhí)者或者說服雙方向?qū)Ψ阶鲞m當(dāng)妥協(xié)或非原則性讓步，避免爭執(zhí)擴(kuò)大化；對于涉及雙方共同利益的爭執(zhí)可采取互遷互讓，加大合作面形成利益互補(bǔ)或利益共同體，從而化解爭執(zhí)；對于利益沖突性大的爭執(zhí)或問題比較突出的爭執(zhí)，在協(xié)商和調(diào)解都無效的情況下，應(yīng)及時交由上級領(lǐng)導(dǎo)裁決，或當(dāng)機(jī)立斷采取行政裁決的方式解決，或通過法律途徑解決。另外，在必要的情況下，對于一些目標(biāo)不明和方法難以確定的問題，有時需要有意識地引起爭執(zhí)，通過爭執(zhí)進(jìn)行討論和溝通，使認(rèn)識一致從而得到最佳方案。

4、掌握一個原則——具體問題具體分析。在項目協(xié)調(diào)過程中必須堅持具體問題具體分析的原則，對于每一個需要協(xié)調(diào)的問題都必須先分清它的性質(zhì)、類型、主次等要素，然后制定出最合適、最有效的解決途徑。如，對于內(nèi)部人際關(guān)系的協(xié)調(diào)主要應(yīng)依靠各項規(guī)章制度，通過做好思想政治工作、加強(qiáng)教育培訓(xùn)、提高人員素質(zhì)等方法來實(shí)現(xiàn)；對于項目經(jīng)理部與企業(yè)管理層之間的管理協(xié)調(diào)，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行《項目管理目標(biāo)責(zé)任書》；對于項目經(jīng)理部與作業(yè)層之間關(guān)系的協(xié)調(diào)，應(yīng)嚴(yán)格履行《勞務(wù)分包合同》和執(zhí)行《項目管理實(shí)施規(guī)劃》；對于項目經(jīng)理部內(nèi)部供求關(guān)系的協(xié)調(diào)，必須依靠編制和嚴(yán)格實(shí)施資源需求計劃，并充分發(fā)揮物資供應(yīng)部門調(diào)度系統(tǒng)和調(diào)度人員的作用，加強(qiáng)調(diào)度工作；對于項目經(jīng)理部與建設(shè)單位和監(jiān)理單位之間的協(xié)調(diào)，應(yīng)以溝通為主，協(xié)調(diào)的目的是搞好協(xié)作，協(xié)調(diào)的依據(jù)是執(zhí)行合同，協(xié)調(diào)的重點(diǎn)是資金問題、進(jìn)度問題和質(zhì)量問題。

5、突出一個重點(diǎn)——注重項目動態(tài)管理。項目的協(xié)調(diào)工作貫穿于項目管理的全過程，但是，由于工程項目的實(shí)施是分階段實(shí)行的，項目各階段所存在的問題都有所不同，因而在項目協(xié)調(diào)過程中還必須根據(jù)各階段的實(shí)際情況抓好協(xié)調(diào)的重點(diǎn)，如在項目實(shí)施初期主要是進(jìn)行供求關(guān)系的協(xié)調(diào)，項目后期的協(xié)調(diào)重點(diǎn)則是合同與法律法規(guī)約束關(guān)系的協(xié)調(diào)，這就要求協(xié)調(diào)工作應(yīng)根據(jù)項目的推進(jìn)，適時、準(zhǔn)確地把握各種關(guān)系的發(fā)展，及時有效地進(jìn)行溝通，化解各種矛盾、解決各種爭執(zhí)，從而提高項目運(yùn)行的效率。

6、打好一個基礎(chǔ)——著力提高管理人員素質(zhì)。任何工作都是由人來完成的，人的素質(zhì)決定了工作質(zhì)量，項目協(xié)調(diào)工作也不例外。一方面要對項目部所有管理人員進(jìn)行必要的培訓(xùn)和教育，使他們充分了解項目協(xié)調(diào)工作的重要性，掌握協(xié)調(diào)工作的方法和技巧；另一方面應(yīng)在項目經(jīng)理部配備專職的項目協(xié)調(diào)工作人員，并指定一名項目副經(jīng)理專門負(fù)責(zé)此項工作，才能取得理想的效果。

7、運(yùn)用一個手段——加強(qiáng)項目的信息化管理。信息技術(shù)的發(fā)展為項目管理帶來了新的手段和方法，在項目管理的所有要素中，項目協(xié)調(diào)工作最需要信息的支撐。因此，項目經(jīng)理部必須充分利用現(xiàn)有的信息化技術(shù)，在項目部內(nèi)部建立信息網(wǎng)絡(luò)，確保所有需要協(xié)調(diào)的信息能夠及時流通，使項目協(xié)調(diào)工作及時、高效，從而提高整個項目管理工作的效率和效益。