項目管理中的有效溝通-項目管理軟件

人存在于社會之中，就無時無刻不在進行溝通，學好溝通的關鍵是要進行所謂的“有效溝通”。項目是特指為完成某一個特定目的而組織一系列活動，今天的很多工作都以項目的形式表現出來，項目管理師日益受到重視，項目管理認證市場變得很火爆，標志著項目管理已經被提到一個很重要的高度上來。

項目管理的過程中，有效溝通尤為重要，這是因為項目通常是受時間、資源等多重約束限制，而且往往項目不是一個人完成的，需要項目組內部進行高效的溝通，才能保證良好的效果。作為一名管理咨詢師，想在“有效溝通”這個領域貢獻自己的智慧，首先想到的就是以管理咨詢中項目管理為例從某個小角度出發來談談對有效溝通的認識。眾所周知，管理咨詢特別強調溝通能力，包括和客戶的溝通、項目組內部的溝通多種。溝通本身有很多種方式，包括一對一的溝通、一對多的溝通、多人之間的相互討論等；從溝通的載體而言，有口頭、書面、動作、甚至眼神等等；從渠道上分，也可以分為面談、電話、網絡、電視、廣播等各種形式。

上面所有這些溝通方式，無論表面上看多復雜，實際上都可以簡化成一對一的溝通形式，最終溝通都只是兩個人之間的事情。溝通可以是相互的，但是具體到溝通的“一招一式”，都能找出一個信息發出者，一個信息的接受者。溝通的目的是為了兩個人之間的交流，對于交換信息、拓寬思路和統一認識，溝通的作用巨大，而且很多時候是必不可少的。但是同時，溝通也需要付出一定的成本。最主要的成本是兩方面的：一是溝通所花費的時間和精力；二是溝通過程中信息的失真和損失。

信息在一個人的頭腦里處理的時候，信息傳遞不需要時間和精力，而且沒有失真和損失，這兩種成本為零；但當信息被兩個人相互傳遞的時候，將花費大量的時間和精力成本，并且蒙受信息失真的損失，損失的具體大小取決于兩個人的表達能力、理解能力、觀點和思維的一致性以及達成一致的意愿強烈程度等多種因素。值得注意的是；在很多情況下，即使是兩個同樣具有很強的表達和理解能力的人，他們進行溝通要達成一致所需要花費的溝通成本是巨大的，而且很可能是沉沒成本。聰明而執著對于溝通而言，有時候是相當危險的。很多人渴望說服別人而且不愿意被別人說服，事實上溝通的目的本身也并不是為了說服別人。管理咨詢討論的課題經常是社會科學而不是自然科學的范疇，它往往并沒有一個絕對的標準或答案，在這種情況下，兩個人如果在溝通時過分執著而忽視了溝通的最終目的，那么就可能是一場災難。

管理咨詢師發現他們的溝通成本經常是如此之高，以至于難以承受。到目前為止沒有一個辦法可以完全消除這種成本，但是有一些基本的原則可以幫助我們有意識地進行一些控制。首先是溝通之前對溝通的基本概念和目標進行清晰的界定。其次是不能沉溺于溝通本身，而必須時刻清楚溝通的目的；意識到溝通是有成本的，溝通的時間就是成本，客戶在為這些成本買單。第三是事先制訂一些規則，包括時間和回合的限制，耐心聽完對方的話，進行“集中”決策，由最終必須對此負責的人決定。特別需要注意的是：不能折中和調和。很多時候，在討論問題的時候，應該注意首先就基本前提和概念達成共識，并且明確一個討論的一致的目標。

管理咨詢顧問常常是執著而聰明的人，對他們而言，永不言敗、渴望挑戰是一個優點，從討論中學習和提高也是他們的目的。但是，客戶付款是希望能得到一定的成果，有相當強的目的性。很多時候，管理咨詢顧問最容易犯的一個錯誤是不愿意被人說服，而以說服別人作為一個勝利。殊不知，浪費了自己和別人的時間，本身是最大的失敗。

前面已經說過，無論怎樣的溝通，其基本單元都是兩個人之間的溝通，平均而言，這種溝通的成本是既定的。在管理咨詢的項目組中，如果由一個人來做一件事情，比如做一個訪談或者完成一個報告，他很可能會有思維的盲點，所以需要和人來溝通，或者和別人共同完成。如果兩個人進行溝通來完成的時候，溝通鏈是一條，溝通效果可能是原來的兩倍；而如果三個人進行溝通，溝通鏈是三條，而溝通效果是原來的三倍。簡單地講，就是說溝通的效果是算術級數增加的，而溝通成本是幾何級數遞增的，所以在管理咨詢實踐中，一般最小的業務單元都是一個人或者兩個人，很少有兩個人以上的，這也是為什么我們往往在電視劇里看到所謂的“搭檔”是兩個人的原因。

當然，這是指最小的業務單元，事實上就整個項目組而言，經常會有一些多人的項目組，甚至出現過幾十人、上百人的超級項目組，這種情況下需要借助一些其他的項目管理方法進行有序規劃和有效管理，而劃分的最小作業單元也往往是兩個人。從這個意義上延伸，一般來講，管理咨詢項目團隊內的業務單元有如下四種基本類型：項目經理負責，適用較小的項目，三個人以下，項目經理對事件負責，其他人提供輔助性支持；多個顧問向一個項目經理負責，每個顧問負責各自的一部分，項目經理進行管理和統籌；劃分成很多小的部分，每部分都由兩個顧問承擔，兩個顧問是平等的，沒有主從之分：同樣是劃分成很多小的部分，每部分由兩個顧問承擔，但是有明顯的主從，或者都是由項目經理指導其中一個人，討論和決策時，以這個人的意見為主。

所以說這是項目管理中有效溝通很重要的一點，就是明確劃分小的業務單元、降低溝通成本，同時為了做好事情，必須事先進行明確，進行充分的授權。雖然整個項目是項目經理負責，但是在決定這個業務單元由某個或者某兩個人完成后，項目經理只能起管理上的控制、建議和指導的角色，不能對具體的內容進行過多的干預。從溝通的效果和效率角度出發，一般就只有上面四種模式，很多時候，顧問在進行決策時需要獲取大量信息和思路，需要廣泛的討論，包括項目組內部討論、頭腦風暴會甚至進行上百人的問卷調查，這些都是輔助性的信息支持，最終的承擔和負責的單元就是一個人或者兩個人。

總的來說，只要注意了上面這些因素，就能更好地幫助我們進行有效溝通，從而提高項目管理的能力和水平，對咨詢團隊來說，能夠更有效地提高效率；對企業而言，不管是作為管理咨詢的客戶還是管理實踐者，這些辦法都可以幫助它們從中受益。