信息溝通是管理工作中的重要環節-項目管理軟件

管理是一個完整的系統,其各個環節環環相扣、相輔相成、缺一不可,而串聯起整個系統的工具就是貫穿始終的持續不斷的信息溝通,溝通是整個鏈條上重要的一環。

一、溝通在管理中的作用溝通在管理中的作用是多方面的,最突出的有以下幾個方面:

1.溝通是實現科學決策和有效計劃的前提條件。任何社會管理組織都有一個開放系統,組織外部復雜多變的因素對組織的生存和發展有著重要影響。在競爭多變的當今世界,社會的組織生存和發展依賴于科學的、準確的、及時的決策和周密、詳盡、完善的計劃。決策的科學和計劃的完善必須依靠準確、完整、及時的信息。每個組織通過與外界的信息溝通,可以獲得外界環境變化和需要的各種信息,從而為決策和計劃提供必要的依據和參考。

2.溝通是實施有效組織和協調的依據和手段。現代社會組織的一個十分顯著的特點,就是組織規模龐大,人員眾多,業務繁雜。在此情況下,利害沖突,意見分歧,相互制約和摩擦實所難免,而信息交流與溝通可以降低這些弊病,增進組織的運轉效能。

3.溝通是建立和改善人際關系的必要途徑。從行為科學的角度來看,社會每個組織都需要組織內的人群在對工作職責的了解、團體精神的感受、情感的交流溝通中形成一個具有共性的心理狀態,它又被稱為組織(企業、學校、團體等)精神文化。溝通有賴于聯絡,有賴于人的思想和情感的交流和了解,溝通可以使領導者了解員工的需要,關心員工的疾苦,在決策中就會考慮員工的要求,以提高他們的工作熱情,形成良好的上下級關系,建立一個和諧的組織氛圍。

4.溝通是改變組織成員心理和行為的有效方法。信息和意見作為一種刺激物,對人的行為和心理有著重要的影響。人們接受不同的信息,受不同的刺激,會形成不同的態度,產生不同的行為。因此,通過傳遞適度的信息,可以改變人們過激的心理結構和行為方式,以適應現代社會的要求。大量的研究表明,員工的不滿情緒主要不是來源于工作條件,也不都是來源于工資待遇問題,而是由于缺乏必要的溝通。沒有適當的溝通,管理者對下屬的需求了解不會充分,下屬就可能對分配給他們的任務和要求產生錯誤的理解,使工作任務不能圓滿地完成,不利于集團的持續發展和安定團結。

5.溝通可以提高組織工作的效率。在龐大的組織中,建立四通八達、充分交流的信息溝通網絡和方式,可以改變文山會海、公文旅行、拖拉作風、官僚主義等惡習,可以提高組織工作的效率。

二、溝通中存在的問題。從目前的情況來看,隨著管理水平的提高,溝通越來越得到管理者的重視。目前在管理工作中人們相互溝通存在的主要問題是：

1.個人障礙。它是指由于人的感情、價值觀,或者不好的傾向、習慣而造成的溝通障礙,另外還包括人們在受教育程度、種族、性別、社會經濟地位和其他方面的差別引起的溝通障礙。

2.環境障礙。它是指在人們溝通的環境中存在的障礙。一個典型的環境障礙是突然出現的干擾阻礙了信息溝通。其他環境障礙包括人和人之間的距離、障礙物、或干擾無線電信號的靜電。

3.組織結構障礙。它主要是指組織規模對溝通造成的障礙。由于管理層次的多層化,影響信息傳遞的質量和速度。信息傳遞的過程中經歷的層次和環節越多,失真的可能性就越大,也浪費時間,影響效率,造成信息失真。同時,規模的擴大會帶來一定的空間距離,空間距離造成的生疏必然反映到溝通上來,就會給溝通雙方造成一定的心理壓力,影響溝通的進行,也影響組織功能的發揮。

4.領導觀念障礙。在管理者中存在兩種不正確思想:一種是,“民可使由之不可使知之”,認為決策是領導而非下屬的職責,下屬服從即可,不必多問,否則難以領導;另一種是權威性。認為過多的接近下屬被認為無主見和沒有威信,缺乏魄力,所以不愿溝通。現代行為科學認為,人類出于社會生存的本性以及自尊和安全的需要,很希望了解自己所處環境中所發生的一切事情。領導應盡可能提供一切真實信息,才可使員工產生安全感、贏得員工的信任和理解,激發工作熱情和積極性,提高工作效率。

5.對信息的態度不同所造成的障礙。這可從不同的層次來考慮。一是認識差異。在管理活動中,不少員工和管理者普通存在忽視信息的作用的現象,這就為正常的信息溝通造成了很大的障礙。二是利益觀念。同一團體中不同的成員對信息有不同的看法,所選擇的側重點也不相同。一些員工只關心與他們的物質利益有關的信息,而不關系組織目標、管理決策等方面的信息,也成了信息溝通的障礙。

6.相互不信任所產生的障礙。有效的信息溝通要以相互信任為前提,才能使向上反映的情況得到重視,向下傳達的決策迅速實施。管理者在進行信息溝通時,應該不帶成見地聽取意見,鼓勵下級充分闡明自己的見解,才能做到思想和感情上的真正溝通,才能接收到全面可靠的情報,才能做出明智的判斷與決策。

7.溝通者的畏懼感以及個人心理品質也會造成溝通障礙。在管理實踐中,信息溝通的成敗主要取決于上級與下級、領導與員工之間的全面有效的合作。但在很多情況下,這些合作往往會因下屬的恐懼心理以及溝通雙方的個人心理品質而形成障礙。一方面,在現實生活中,如果主管過分威嚴,給人造成難以接近的印象,或者管理人員缺乏必要的同情心,不愿體恤下情,都容易造成下級人員的恐懼和反感心理,影響信息溝通的正常進行。另一方面,不良的心理品質也是造成溝通障礙的因素。

三、實施有效信息溝通的方法。探索實施有效信息溝通的方法,是發揮溝通在管理工作中的作用,克服在溝通中的障礙的需要：

1.構建暢通的溝通網絡。管理者在建立較完善的管理體系之后,體系內部就形成自上而下的不同層次,每個層次中劃分出不同的職能,設立不同的職能部門,每個部門又進行層次與職能的劃分,從而形成了體系的組織架構。但是要使體系內各部分高效運作起來,就需要在組織內各部門和不同層次人員之間,通過一定的溝通工具(如各種會議、電子媒體、意見信箱、內部溝通、布告欄等),建立縱橫交錯的高效信息溝通網絡,確保能順暢地溝通各種信息,為全員充分參與創造條件,使高層的方針政策能快速、高效地傳遞到該組織各處,并通過監督、答疑等手段,使員工都能理解并執行。同時,各層次、各部門的人員在執行過程中發現的問題也能及時反饋到相關的層次和職能部門,進行解決、修正和統計分析。

2.樹立主動的溝通意識。樹立主動的溝通意識包括兩個方面的內容。首先,領導者要樹立主動的溝通意識。管理者的決定作用比一般職工要大得多,管理者的溝通意識,直接關系到內部溝通的有效開展。一個領導應有主動的溝通態度,給予部屬表達意見的機會,以促使上下意見一致,從而培養上下的整體利益觀念。其次,員工亦須樹立正確主動的溝通意識。由于受封建意識的影響,“上尊下卑”的觀念在許多人的腦子里深深扎根。為此,大部分員工不愿主動向領導溝通,以免引起領導的反感,部分能主動溝通的員工亦存在吹牛拍馬屁、歪曲事實、虛報數字、蒙敝真相等行為,如此溝通不如不溝通。其實,并非所有的管理者都喜歡聽奉承的話、聽假話,管理者也需要部屬的理解和支持,需要部屬講實話、講真話,以幫助他們正確決策和管理。部屬員工應明確溝通是雙向的,不能總是等待領導來溝通,當需要獲知某些消息或有某種需求時,也可以主動地與上級溝通,這也是爭取權力和貢獻智慧的有效途徑。

3.創造有利的溝通環境。環境是影響有效溝通的一個重要的因素,我們這里所講的環境主要是指人文環境。營造一個相互信任、有利于溝通的氛圍的關鍵是培育積極的集團文化。集團文化可逐漸地形成一套集團獨有的價值觀和理念,這種價值觀以優質服務為核心,以良好溝通為特色。它可通過集體活動如集體旅游、聯歡會、俱樂部活動等加強員工間的聯系。因為在這些活動中,無論是最上層的管理人員還是服務員,都可以卸下工作的擔子,恢復最真實的自我,輕輕松松地平等交流,建立起一種大家庭式的感情氛圍,從而提高內部的滿意度,使該企業的員工不但可以獲得薪金、職位上的回報,也可獲得情感上的歸依。由于不同人群的差異,溝通也不可千篇一律,要采取不同的方式方法。特別是在大力提倡“人本管理”和“柔性管理”的今天,管理者更應重視非正式溝通的作用,嘗試新的方法,通過靈活多變的方式,建立良好的人際關系,增強集體凝聚力。