高手項目經(jīng)理做好風(fēng)險管理的10條秘籍-項目管理軟件

在這個VUCA時代越來越多企業(yè)開始重視風(fēng)險管理。其實項目風(fēng)險管理的好處是巨大的，如果您以積極的方式處理不確定的項目事件，則可能賺很多錢或提前拿到現(xiàn)金流。結(jié)果是您可以最大程度地減少項目威脅的影響并抓住發(fā)生的機會。本文為您提供了在項目中成功應(yīng)用風(fēng)險管理的10條黃金法則。這使您能夠按時，按預(yù)算交付項目，并獲得項目發(fā)起人要求的高質(zhì)量結(jié)果。而且，如果您的團隊成員沒有進入需要修復(fù)的本來可以避免的故障的“消防”模式，他們也會更加快樂。

法則01 將風(fēng)險管理納入項目，拒絕“無知者無畏”!

第一條法則對于項目風(fēng)險管理的成功至關(guān)重要。如果您沒有真正在項目中嵌入風(fēng)險管理，則無法獲得這種方法的全部好處。在公司中，您可能會遇到許多錯誤的方法。一些項目沒有使用任何方法進行風(fēng)險管理，連個表都沒有!當然稍微成熟的公司，都有一些手段，最常見的就是各部門定期填個風(fēng)險表格，但缺乏配套的機制，也就是沒人真正關(guān)注。還有一種典型的是無知者無畏，特別是第一次EPC項目或大項目的，他們以某種自信他們的項目中不會發(fā)生風(fēng)險(當然會發(fā)生)。有些公司盲目地信任項目經(jīng)理，成敗完全取決于這個項目經(jīng)理。專業(yè)公司將風(fēng)險管理作為其日常運營的一部分，并將其納入項目會議和員工培訓(xùn)中。

法則02 在項目早期識別風(fēng)險，堅持“早發(fā)現(xiàn)早治療”!

項目風(fēng)險管理的第一步是識別項目中存在的風(fēng)險。這需要一個開放的心態(tài)，專注于將來可能發(fā)生的情況。識別風(fēng)險的兩個主要來源，人員和文檔。人員是您的團隊成員，每個人都有自己的經(jīng)驗和專業(yè)知識。與您交談的其他人是項目外部的專家，他們具有與您所面對的項目或工作類型相關(guān)的往績記錄。他們可以揭示您將遇到的一些誘殺陷阱或一些您可能尚未想到的黃金機會,當然風(fēng)險頭腦風(fēng)暴是識別已知風(fēng)險的常用方法。文檔是另一回事。項目往往會生成大量包含項目風(fēng)險的(電子)文檔,當然他們可能并不總是有這個名字，但是仔細閱讀的人會找到它們，比如合同，特別是國際合同中，特別注意里面的用詞，經(jīng)常會出現(xiàn)“你以為的不是你以為的”情況。您是否能夠在所有項目風(fēng)險發(fā)生之前將其識別出來?可能不會，而且一般都不會，所以這是一個逐步迭代的過程。但是，如果結(jié)合使用多種不同的識別方法，則可能會找到絕大多數(shù)。如果處理得當，您將有足夠的時間應(yīng)對發(fā)生的意外風(fēng)險。

法則03 要堅持風(fēng)險管理溝通，避免“雷神之錘”!

失敗的項目表明，此類項目中的項目經(jīng)理經(jīng)常不知道即將遭受的巨大打擊。令人恐懼的發(fā)現(xiàn)是，項目組織的某個人經(jīng)常確實看到了那把“雷神之錘”，但沒有告知項目經(jīng)理該錘子的存在。如果您不希望在項目中發(fā)生這種情況，則最好注意風(fēng)險溝通。一個好的方法是始終將風(fēng)險交流包含在您執(zhí)行的任務(wù)中。如果召開團隊會議，則將項目風(fēng)險作為默認議程的一部分(而不是列表中的最后一項!)。這表明風(fēng)險對于項目經(jīng)理很重要，并為團隊成員提供了“自然時機”進行討論并報告新風(fēng)險。另一個重要的溝通渠道是項目經(jīng)理和項目發(fā)起人或負責(zé)人。將您的溝通工作集中在這里的大風(fēng)險上，并確保您不會讓老板或客戶感到驚訝!還應(yīng)注意保證發(fā)起人就最高風(fēng)險做出決策，因為通常其中一些風(fēng)險超出了項目經(jīng)理的職責(zé)范圍。

法則04 兼顧考慮威脅和機會，有“野獸”也有“美女”!

就像我們經(jīng)常說的凡事有利有弊!談到項目風(fēng)險表面上具有負面含義：他們是會損害您的項目的“壞蛋”。但是，現(xiàn)代風(fēng)險方法也將重點放在積極風(fēng)險，項目機會上。這些不確定的事件對您的項目和組織有利。這些“好人”使您的項目更快，更好，更有利可圖。這點可以參考《項目控制知識與實踐指南》很好的把國際上比較好的做法綜合在一起。不幸的是，許多項目團隊都難以識別，因為工作量過大，需要快速完成。很多時候更多關(guān)注的是那些威脅!確保您有一些時間來處理項目中的機會，即使只有半小時也可以，很有可能您會看到一些機會，比如某個設(shè)備提前采購、某個工藝改進等等，并且可能回報很高，不需要大量的時間或資源投入。比如2008年，在北京某游樂園項目上美國金主撤資，工程沒賺錢，但后來通過項目買的北京房產(chǎn)掙錢了!還不是一點點!

法則05 要明確風(fēng)險責(zé)任矩陣，打板子“拳拳到肉”!

一些項目經(jīng)理認為一旦創(chuàng)建了風(fēng)險清單，便可以完成。但是，這僅僅是一個起點。下一步是弄清楚誰對什么風(fēng)險負責(zé)!如果未妥善處理風(fēng)險，則必須感覺到熱量。訣竅很簡單：為您發(fā)現(xiàn)的每個風(fēng)險分配一個風(fēng)險所有者。風(fēng)險所有者是您團隊中負責(zé)優(yōu)化項目風(fēng)險的人。效果確實是積極的。剛開始時，人們通常對自己確實對某些風(fēng)險負責(zé)感到不自在，但是隨著時間的流逝，他們將采取行動并執(zhí)行減少威脅和增加機會的任務(wù)。 風(fēng)險負責(zé)人也存在于另一個層次上。如果發(fā)生項目威脅，則必須支付費用。這聽起來很合邏輯，但這是您在發(fā)生風(fēng)險之前必須解決的問題。特別是如果您的項目涉及不同的業(yè)務(wù)部門，部門和供應(yīng)商，那么由誰承擔后果并必須清空錢包就變得很重要。澄清風(fēng)險影響的婦人之仁的一個重要副作用是，直屬經(jīng)理開始關(guān)注項目，尤其是在有大量資金處于危險之中時。風(fēng)險責(zé)任矩陣與項目機會同等重要。爭奪(意外)收入可能成為管理層的長期任務(wù)。

法則06 要風(fēng)險分級評估等級，不要“一視同仁”!

一個項目經(jīng)理曾經(jīng)告訴我“我平等對待所有風(fēng)險”。這使項目工作變得非常簡單。但是，它無法提供最佳結(jié)果。一些風(fēng)險具有比其他風(fēng)險更大的影響。因此，您最好將時間花在可能造成最大損失和收益的風(fēng)險上。檢查您的項目中是否有任何可能使您的項目脫軌的表現(xiàn)。如果是這樣，則這些是您的第一要務(wù)。大多數(shù)項目團隊使用的標準是考慮風(fēng)險的影響及其發(fā)生的可能性。無論您使用哪種優(yōu)先級衡量標準，都應(yīng)始終使用它并關(guān)注大風(fēng)險。

法則07 做風(fēng)險量化建模分析，做好“天氣預(yù)報”!

理解風(fēng)險的性質(zhì)是做出良好反應(yīng)的前提。因此，請花一些時間仔細研究各個風(fēng)險，不要在不知道風(fēng)險所在的情況下得出結(jié)論。風(fēng)險分析發(fā)生在不同的級別。如果您想從個人的角度來理解風(fēng)險，那么思考一下它所產(chǎn)生的影響以及導(dǎo)致這種風(fēng)險發(fā)生的原因是最有效的。查看影響，您可以描述在風(fēng)險發(fā)生后立即發(fā)生什么影響，以及由于主要影響或時間的流逝而發(fā)生的影響。更詳細的分析可能會顯示某些效果類別(如成本，交貨時間或產(chǎn)品質(zhì)量)中的數(shù)量級效果。審視風(fēng)險的另一個角度是，將重點放在風(fēng)險發(fā)生之前的事件上，即風(fēng)險引起的原因。列出減少或增加可能性的不同原因和情況。風(fēng)險分析的另一個層次是分析整個項目。每個項目經(jīng)理都需要回答有關(guān)所需總預(yù)算或項目完成日期的常見問題。如果考慮到風(fēng)險，則可以進行模擬以顯示項目發(fā)起人在給定日期或特定時間范圍內(nèi)完成任務(wù)的可能性，可以對項目成本進行類似的模擬。最常用的工具就是利用風(fēng)險量化建模軟件，比如PRA、SANFAN、FUSE、@RISK等等。您在風(fēng)險分析中收集的信息將為您的項目提供有價值的見解，并提供必要的輸入以找到有效的響應(yīng)以優(yōu)化風(fēng)險。

法則08 計劃和實施風(fēng)險應(yīng)對，管理“有的放矢”!

實施風(fēng)險應(yīng)對措施是實際上為您的項目增加價值的活動。您可以防止威脅發(fā)生或最大程度地減少負面影響。執(zhí)行是這里的關(guān)鍵。其他法則幫助您規(guī)劃，確定優(yōu)先級并了解風(fēng)險。這將幫助您制定針對重大成就的合理的風(fēng)險應(yīng)對計劃。如果您應(yīng)對威脅，則基本上可以使用三種選擇：規(guī)避風(fēng)險，最小化風(fēng)險和接受風(fēng)險。避免風(fēng)險意味著您以一種不再遇到風(fēng)險的方式來組織項目。這可能意味著更換供應(yīng)商或采用其他技術(shù)，或者，如果您面臨致命的風(fēng)險，則終止項目。在一個注定要失敗的項目上花更多的錢是不好的投資。響應(yīng)的最大類別是將風(fēng)險最小化的響應(yīng)。您可以嘗試通過影響原因或減少可能導(dǎo)致的負面影響來防止發(fā)生風(fēng)險。如果您正確執(zhí)行了法則7(風(fēng)險分析)，您將有很多機會對其進行影響。最后的回應(yīng)是接受風(fēng)險。如果對項目的影響最小或影響項目的可能性非常困難，耗時或相對昂貴，則這是一個不錯的選擇。只要確保接受某種風(fēng)險是一種有意識的選擇。對風(fēng)險機會的反應(yīng)與對威脅機會的反應(yīng)相反。他們將專注于尋找風(fēng)險，最大化風(fēng)險或忽略風(fēng)險(如果機會被證明很小)。

法則09 做項目風(fēng)險跟蹤日志，“小賬本”大用途!

這條法則是關(guān)于風(fēng)險登記冊的(但是請不要停止閱讀)。維護風(fēng)險日志可讓您查看進度，并確保您不會忘記一兩個風(fēng)險。它也是一個完美的溝通工具，可以告知您的團隊成員和利益相關(guān)者正在發(fā)生的事情(法則3)。良好的風(fēng)險日志中應(yīng)包含風(fēng)險說明，闡明責(zé)任問題(法則5)，并使您能夠就因果關(guān)系進行一些基本分析(法則7)。大多數(shù)項目經(jīng)理并不真正喜歡管理任務(wù)，但是在風(fēng)險方面進行風(fēng)險登記會有所收獲，尤其是在風(fēng)險數(shù)量很大的情況下。一些項目經(jīng)理不想記錄風(fēng)險，因為他們認為這樣做可以更容易地將錯誤歸咎于風(fēng)險。但是反之亦然。如果記錄項目風(fēng)險和已執(zhí)行的有效響應(yīng)，則將創(chuàng)建一個無人能否認的跟蹤記錄，即使發(fā)生使項目脫軌的風(fēng)險。

法則10 跟蹤風(fēng)險和相關(guān)任務(wù)，不做“僵尸”計劃!

根據(jù)法則9創(chuàng)建的風(fēng)險登記冊將幫助您跟蹤風(fēng)險及其相關(guān)任務(wù)。跟蹤任務(wù)是每個項目經(jīng)理的日常工作。將風(fēng)險任務(wù)整合到日常工作中是最簡單的解決方案。可以執(zhí)行風(fēng)險任務(wù)以識別或分析風(fēng)險或生成，選擇和實施響應(yīng)。跟蹤風(fēng)險不同于跟蹤任務(wù)。它著眼于當前的風(fēng)險狀況。更有可能發(fā)生哪些風(fēng)險?風(fēng)險的相對重要性發(fā)生了變化嗎?回答這些問題將有助于注意對您的項目價值最重要的風(fēng)險。