項目采購和合同管理

一、引言。

項目采購和合同管理是站在買者的角度，處理從外部獲取貨物或服務時遇到的各種問題，涉及采購規劃、詢價規劃、詢價、選擇供應者，以及合同管理等過程。這些過程的工作量大小和復雜程度因項目而異。很多項目不需耗費太多的精力，而工程和國防等本身就是采購的項目卻對此有很高的專業技術和經驗要求。

20世紀80年代以來，技術的進步大大提高了生產率，而經濟全球化則為利用外部資源提供了便利。利用外部資源可以取得他人的技術，減少資金的投入，克服進入他國市場的障礙，利用他人的地理優勢，降低投資風險，利用他人滿足客戶的急迫要求，保證穩定的原料來源，提高交付能力等。要做到以上各點，項目管理人員必須提高采購和合同管理能力。在利用外部資源時必須注意防止流失關鍵技術，避免在簽訂和清算合同等方面耗費過多的資金、時間和精力，設法幫助承包商、分包商和供應商降低成本。

二、采購和詢價規劃。

（一）采購規劃。

采購規劃就是考慮哪些資源（如人力、材料、設備等）須從外部取得，以及如何取得。許多研究或機構內部的小型項目都盡量利用本單位的資源，采購量不大，甚至無須從外部采購。但是，也有很多項目的主要工作需要由外人完成。世界上已經有許多采購方式。單就貨物、工程和服務而言，就有國際或全國競爭性招標、有限招標、詢價采購、直接簽訂合同等。當項目缺乏必要的人員和經驗時，可以聘請他人代理。

對于待采購之物，應當考慮項目的要求、采購策略、技術要求、市場情況、項目其他方面的管理計劃、制約條件和假設，以及技術的發展等。采購規劃經常要進行自制外購分析、利用專家的判斷和選擇合同的類型。自制外購分析就是比較利用自身資源和從外部采購兩種方式的利弊。采購規劃結束時提出的采購計劃應說明對欲采購的資源各個方面的具體要求，以便供應者判斷自己能否滿足這些要求。采購計劃還應說明如何對采購過程進行管理。

（二）詢價規劃。

詢價規劃（亦可稱招標規劃）就是對待采購之物提出具體的要求，查明有哪些來源可滿足采購要求。制訂詢價計劃時，要充分利用標準格式的招標文件，包括標準合同條件和要求說明書。標準格式能夠合理地分配合同雙方的要求、利益、風險和責任，可避免因不認真履行合同而增加成本，避免因雙方缺乏信任而引起爭議，可以降低選擇承包人的成本，提高采購效率。標準格式還制訂了防止腐敗的條款。采購人員的道德品質是保證項目采購成功的先決條件。

詢價規劃應遵循如下原則：降低成本和提高效率、為所有的合格投標人提供機會、促進產業的發展、采購過程透明。對于公共項目，尤其應當如此。在復雜的采購中，專家可以在如下方面發揮重要作用：確定采購和詢價方針與程序；審查項目班子采購與詢價能力、采購與詢價計劃、采購方式和采購（招標）文件；就采購文件和投訴提出處理建議；批準達到標準的采購文件；維護采購監督制度。采購文件一般要說明評標標準、采購文件的審查辦法和程序、評標過程和評標方法。

三、詢價和招標。

詢價或招標就是讓賣主根據采購文件的要求提出報價和建議。復雜的采購工作量大，耗費時間長，投入的資源多，需要具備專業知識和豐富的經驗。詢價或招標一般應從記載賣主經驗，財務狀況和組織結構的名單中選擇詢價對象。詢價可以利用投標人會議、刊登廣告，以及其他多種形式，從有意的賣主方面取得建議書（標書、報價書）。

四、賣方選擇。

賣方選擇就是根據評標準則，接受一家承包商、供應商或咨詢公司的標書或建議書，并由其提供須采購的產品或服務。該選擇過程可能要反復多次。除了報價之外還要考慮和評價其他許多因素，包括投標人的建議、評標標準和本組織的各項方針。合同談判是選擇賣方的必要環節，要就雙方的責任、義務和權限，適用的法律、技術和經營管理方法，以及合同價等取得一致意見。除了采購制度、程序和方法之外，賣方選擇的決策者道德品質的高低，是能否選定符合采購文件要求的賣方的關鍵。一旦選定了賣方，就應同其簽訂合同。合同的宗旨是，賣方向買方提供指定的產品或服務，而買方向賣方支付產品或服務的價款。

五、合同管理。

合同管理就是確保賣主的工作滿足合同要求，包括協調多個賣主之間的聯系。項目管理人員必須正確認識自己采取和不采取行動的法律后果。當賣主履行了合同義務，完成了規定的工作，就要及時驗收并向其支付款項。否則，賣方有權暫停工作，終止合同，甚至訴諸法律。

合同管理涉及項目管理的其他方面，例如監視承包商在費用、進度和技術表現；檢查并核對其工作成果是否滿足要求；保證變更經過有關方面的批準，并將其通知所有的有關方面。合同還應明確支付條款。合同管理的基礎是合同、賣主的工作結果，以及賣主各種開銷的單據。因此，必須管理好與賣方之間往來的各種書面文件、合同變更和賣方的付款申請書等。合同管理要取得成功，就必須建立和堅持變更控制、賣方付款申請審查和支付制度。項目管理人員還要定期寫出進展報告，以便高層管理人員隨時了解合同的履行情況。