大型零售企業(yè)的項(xiàng)目管理系統(tǒng)案例
一、提升質(zhì)量，優(yōu)化管理
某大型零售型企業(yè)是亞洲領(lǐng)先的保健及美容產(chǎn)品零售商，業(yè)務(wù)遍布10個(gè)亞洲市場，包括中國內(nèi)地、香港、臺(tái)灣、澳門、新加坡、泰國、馬來西亞、菲律賓、南韓及印度尼西亞，經(jīng)營著超過2,200家個(gè)人護(hù)理店及超過900家藥房。目前，該大型零售型企業(yè)已是中國最大規(guī)模的保健及美容產(chǎn)品零售連鎖店之一。近年來，隨著店鋪發(fā)展的需要，某大型零售型企業(yè)對(duì)店鋪發(fā)展部提出“提升質(zhì)量、降低造價(jià)、縮短工期、提升設(shè)計(jì)、確保供貨、完善流程”的要求。
二、店鋪發(fā)展部管理分析
某大型零售企業(yè)店鋪發(fā)展項(xiàng)目管理系統(tǒng)是一個(gè)比較智能化的系統(tǒng)，它通過數(shù)據(jù)的網(wǎng)上傳送，無紙化的辦公，簡化部門內(nèi)部的工作流程，降低手工工作量，提高工作效率，同時(shí)實(shí)現(xiàn)了總部與區(qū)域之間的快速、高效溝通。該店鋪發(fā)展項(xiàng)目管理系統(tǒng)主要包括四個(gè)部分：項(xiàng)目管理（過程與進(jìn)度控制）模塊、工程造價(jià)管理模塊、物料訂單及付款管理和數(shù)據(jù)庫（包括店鋪設(shè)計(jì)及資產(chǎn)管理數(shù)據(jù)庫、工程造價(jià)信息數(shù)據(jù)庫及物料價(jià)格數(shù)據(jù)庫、承包商及供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫等）。該店鋪發(fā)展項(xiàng)目管理系統(tǒng)與PDS（店鋪開發(fā)系統(tǒng)，就是通常說的網(wǎng)點(diǎn)系統(tǒng)）/BPM之間有接口，數(shù)據(jù)可自動(dòng)導(dǎo)出導(dǎo)入，同時(shí)該系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)與PDS相連接并保持關(guān)聯(lián)一致；另外經(jīng)過BPM審批后的數(shù)據(jù)及時(shí)間節(jié)點(diǎn)記錄，可自動(dòng)導(dǎo)入該項(xiàng)目管理系統(tǒng)作為工程控制及KPI的原始數(shù)據(jù)（保存于數(shù)據(jù)庫內(nèi)）。該項(xiàng)目管理系統(tǒng)主要解決以下問題：項(xiàng)目管理（過程與進(jìn)度控制）、工程造價(jià)管理、物料訂單及付款管理。在此基礎(chǔ)上相應(yīng)建立以下數(shù)據(jù)庫：店鋪設(shè)計(jì)及資產(chǎn)管理數(shù)據(jù)庫、工程造價(jià)信息數(shù)據(jù)庫（包括各城市、各省、各區(qū)及全國平均綜合單價(jià)、材料單價(jià)、人工單價(jià)等等）及物料價(jià)格數(shù)據(jù)庫（各種物料歷史及最新造價(jià)信息）。該項(xiàng)目管理系統(tǒng)會(huì)相應(yīng)自動(dòng)生成一系列常用的報(bào)表。生成的報(bào)表可用不同的格式導(dǎo)出（如Excel，PDF 等）。
三、某大型零售企業(yè)項(xiàng)目管理系統(tǒng)一期建設(shè)分析
供應(yīng)商管理
作為整個(gè)系統(tǒng)的供應(yīng)商信息庫，在信息庫中可查閱供應(yīng)商的財(cái)務(wù)信息、聯(lián)系人信息等相關(guān)資料，過往項(xiàng)目的情況完成情況及評(píng)分情況等。供應(yīng)商系統(tǒng)加入新供應(yīng)商評(píng)審機(jī)制，審批合格供應(yīng)商才能進(jìn)入信息庫中。
招標(biāo)管理
招標(biāo)管理作為該項(xiàng)目管理系統(tǒng)的重要一個(gè)環(huán)節(jié)，涵蓋整個(gè)招標(biāo)過程，由招標(biāo)計(jì)劃制定到邀標(biāo)、唱標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)全過程都在系統(tǒng)中進(jìn)行。并且加入每個(gè)環(huán)節(jié)都進(jìn)行審批，嚴(yán)格控制招標(biāo)每一個(gè)步驟。
合同管理
合同子系統(tǒng)不單單作為店鋪發(fā)展部的系統(tǒng)，還拓展到整個(gè)公司使用。主要控制合同草擬到會(huì)簽整個(gè)過程。對(duì)于合同的草擬過程以及會(huì)簽過程都由不同的審批流程進(jìn)行控制。最終審批完成后自動(dòng)形成會(huì)簽表格并將合同進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)匯總。
四、共贏、發(fā)展
某大型零售企業(yè)項(xiàng)目管理系統(tǒng)第一期的成功上線，不僅使店鋪發(fā)展部的管理水平得到了有效提升，同時(shí)也增強(qiáng)了該企業(yè)在零售行業(yè)的綜合競爭優(yōu)勢。在項(xiàng)目管理系統(tǒng)實(shí)施的過程中，邦永科技工作人員專業(yè)、負(fù)責(zé)任的工作態(tài)度贏得了該大型零售企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)與員工的一致認(rèn)可與高度評(píng)價(jià)。邦永科技將通過該項(xiàng)目管理系統(tǒng)的全面應(yīng)用，進(jìn)一步深化對(duì)連鎖企業(yè)項(xiàng)目管理的理解，從而為邦永科技新產(chǎn)品線的補(bǔ)充奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
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PM2項(xiàng)目管理系統(tǒng)在中石油四川銷售有限公司案例分析
一、公司簡介
中國石油四川銷售分公司是中國石油天然氣股份有限公司在四川設(shè)立的成品油銷售直屬分支機(jī)構(gòu)，主要從事成品油批發(fā)和零售經(jīng)營業(yè)務(wù)，其前身是四川省石油公司，成立于1952年8月。目前，公司下設(shè)20個(gè)市州公司，現(xiàn)有員工15000余人，公司資產(chǎn)總額34億元，擁有在用油庫27座，總庫容70萬立方米，加油站近1500座，年銷售成品油350萬噸。 公司始終堅(jiān)持“奉獻(xiàn)能源，創(chuàng)造和諧”的企業(yè)宗旨和“誠信、創(chuàng)新、業(yè)績、和諧、安全”的核心經(jīng)營管理理念，全面履行國有企業(yè)的政治責(zé)任、經(jīng)濟(jì)責(zé)任和社會(huì)責(zé)任，不斷深化改革，加強(qiáng)管理，開拓市場，經(jīng)營規(guī)模持續(xù)擴(kuò)大，銷售網(wǎng)絡(luò)快速擴(kuò)張，競爭能力和盈利能力明顯增強(qiáng)，企業(yè)步入了持續(xù)有效快速發(fā)展的新階段，有效保障了四川成品油市場的穩(wěn)定供應(yīng)，為四川經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展建設(shè)作出了應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
二、項(xiàng)目背景
近年來，隨著成品油零售市場競爭格局的日趨復(fù)雜和競爭態(tài)勢的不斷升級(jí)，加油站、油庫及高速公路服務(wù)區(qū)等營銷網(wǎng)絡(luò)的開發(fā)建設(shè)成本迅速攀升，項(xiàng)目投資決策難度和成本控制壓力越來越大，如何通過優(yōu)化項(xiàng)目設(shè)計(jì)和加強(qiáng)過程管控來提高工程建設(shè)精細(xì)化管理水平，達(dá)到縮短工期、降低成本、提高質(zhì)量、保障安全的建設(shè)目標(biāo)，已成為工程建設(shè)管理面臨的重要課題。
2008年以來，項(xiàng)目的投資額度也越來越大。隨著公司經(jīng)營規(guī)模的不斷增長，營銷網(wǎng)絡(luò)的開發(fā)建設(shè)任務(wù)還將進(jìn)一步加大，給工程建設(shè)管理工作提出了更高的要求。規(guī)模的增長必須有營銷網(wǎng)絡(luò)的支撐，一方面是開發(fā)新的網(wǎng)點(diǎn)，另一方面是對(duì)已有網(wǎng)點(diǎn)進(jìn)行升級(jí)改造。在高成本時(shí)期發(fā)展網(wǎng)點(diǎn)，不僅要努力控制前期的開發(fā)投入，更要通過優(yōu)化方案設(shè)計(jì)和強(qiáng)化過程管控來降低建設(shè)成本。通過深化信息化應(yīng)用，構(gòu)建投資概算、投資估算、工程預(yù)算分析模型，建立項(xiàng)目過程控制自動(dòng)監(jiān)控及預(yù)警體系，對(duì)實(shí)現(xiàn)前述目標(biāo)是非常必要的。
三、系統(tǒng)實(shí)施必要性
根據(jù)省公司領(lǐng)導(dǎo)指示和精細(xì)化工作安排、為加強(qiáng)投資與建設(shè)項(xiàng)目論證、審批及施工環(huán)節(jié)的管理，由銷售公司規(guī)劃計(jì)劃處和工程建設(shè)處牽頭，共同開發(fā)了銷售公司投資與建設(shè)項(xiàng)目管理系統(tǒng)。經(jīng)過一年多時(shí)間的開發(fā)完善，已具備推廣使用條件。
搭建集中統(tǒng)一的投資與建設(shè)項(xiàng)目管理平臺(tái)，滿足省銷售公司及各個(gè)分公司協(xié)同工作的需要；
覆蓋省公司全部投資建設(shè)項(xiàng)目，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行全生命周期過程管理；
有效規(guī)范業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)透明共享；跟蹤項(xiàng)目具體決策過程，提高項(xiàng)目實(shí)施質(zhì)量；
按國際通用的項(xiàng)目管理系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)項(xiàng)目管理模塊，實(shí)現(xiàn)對(duì)工期、成本、質(zhì)量、安全等四要素的動(dòng)態(tài)管控；
匯總統(tǒng)計(jì)分析圖表，為省公司及各個(gè)分公司管理層提供決策支持；
四、建設(shè)目標(biāo)及應(yīng)用效果
投資項(xiàng)目管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了對(duì)中國石油四川銷售公司及下屬公司日常項(xiàng)目管理的各個(gè)環(huán)節(jié)的管控，從項(xiàng)目前項(xiàng)推薦到項(xiàng)目驗(yàn)收付款整個(gè)流程精簡高效快捷的處理讓公司各部門大大減輕了工作量，其中作為專門為中石油四川銷售公司定制的“工程管理”模塊，由于其特別靈活和方便的思想及人性化的設(shè)計(jì)，讓公司各部門輕松而又詳細(xì)的管理好項(xiàng)目現(xiàn)場各項(xiàng)事務(wù)，隨著管理系統(tǒng)的深入應(yīng)用，公司信息化的優(yōu)勢越來越被人們認(rèn)可。
上圖為中石油四川銷售分公司工程管理模塊及工程款項(xiàng)申請流程的簡圖，其中工程管理模塊人性化的設(shè)計(jì)讓各部門的工作量大大減少，系統(tǒng)對(duì)招標(biāo)控制價(jià)、合同價(jià)及工程結(jié)的管理讓公司管理者能夠輕松的對(duì)比項(xiàng)目各個(gè)階段的成本與實(shí)際費(fèi)用，邦永PM2項(xiàng)目管理軟件特別加入與常用辦公軟件（如word、Excel等）的互相導(dǎo)入導(dǎo)出的功能，方便各操作人員輕松的導(dǎo)入項(xiàng)目各個(gè)階段的工程量，同時(shí)結(jié)合石油公司的特點(diǎn)，更創(chuàng)造性的設(shè)計(jì)了通過導(dǎo)入合同價(jià)就可以自動(dòng)生成實(shí)際進(jìn)度計(jì)劃的功能，在減輕用戶工作量的同時(shí)，也保持著與其它常用軟件（如MS PROJECT）之間數(shù)據(jù)交的換功；另外，系統(tǒng)會(huì)對(duì)即將導(dǎo)入的合同價(jià)工程量進(jìn)行全面詳盡的校驗(yàn)，將客戶有可能在以后因?yàn)閷?dǎo)入格式原因出現(xiàn)各種問題的弊病從源頭上根除，在用戶填報(bào)實(shí)際進(jìn)度時(shí)，系統(tǒng)也會(huì)計(jì)算已填報(bào)的工程進(jìn)度，如果判斷某條工程量超過合同價(jià)的工程量，系統(tǒng)會(huì)提示用戶哪些工程量超標(biāo)，直到用戶修改到正確，如下圖合同價(jià)工程量導(dǎo)入及實(shí)際進(jìn)度填報(bào)超過合同價(jià)而提示的界面：
上圖為合同價(jià)工程量導(dǎo)入操作界面，在系統(tǒng)確認(rèn)導(dǎo)入的數(shù)據(jù)無誤之后，用戶可以通過點(diǎn)擊“確認(rèn)并生成進(jìn)度計(jì)劃”生成項(xiàng)目的進(jìn)度計(jì)劃。
上圖為導(dǎo)入合同成本數(shù)據(jù)之后的界面，在用戶確認(rèn)無誤并關(guān)聯(lián)了合同之后，可通過點(diǎn)擊“確認(rèn)并生成進(jìn)度計(jì)劃”生成一個(gè)初始的進(jìn)度計(jì)劃，如下圖：
上圖為用戶填報(bào)實(shí)際進(jìn)度，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)預(yù)警用戶哪些工程量已經(jīng)超標(biāo)；此外，邦永PM2項(xiàng)目管理軟件根據(jù)中國石油四川銷售公司自身的需求，為其定制開發(fā)了具有其自身特點(diǎn)的質(zhì)量、安全模塊，讓用戶能夠?qū)⑵綍r(shí)常用的質(zhì)量、安全標(biāo)準(zhǔn)文件通過其它格式導(dǎo)入系統(tǒng)，在減輕用戶工作量的同時(shí)，又能保證數(shù)據(jù)傳遞的準(zhǔn)確性，同時(shí)，用戶可以在系統(tǒng)中自定義多種質(zhì)量、安全的檢查等級(jí)分類，在安全模塊中，用戶特別加入了“明察暗訪”的功能模塊，領(lǐng)導(dǎo)可能通過此模塊以下屬二級(jí)公司的安全明察暗訪情況進(jìn)行查看，并可以實(shí)時(shí)查看暗訪的相關(guān)附件。如下圖分別為：質(zhì)量的關(guān)鍵點(diǎn)檢查單、安全的安全風(fēng)險(xiǎn)檢查單以及明察暗訪計(jì)劃和匯總表界面。
投資項(xiàng)目管理系統(tǒng)已經(jīng)在全省的二十多個(gè)各個(gè)分公司全面應(yīng)用、下屬的地市、區(qū)縣的全部在建工程，取得了良好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。
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愛慕集團(tuán)實(shí)施案例分析
項(xiàng)目背景
總部位于北京望京科技園的愛慕集團(tuán)，在20年的發(fā)展歷程中，連續(xù)多年被中華商業(yè)聯(lián)合會(huì)監(jiān)測為中國內(nèi)衣市場綜合占有率第一位。到2010年，愛慕集團(tuán)在北京及蘇州擁有兩處生產(chǎn)基地，旗下?lián)碛械钠放萍爱a(chǎn)品線包括：Aimer、Aimer Home、Aimer Sports、Aimer Kids、LA CLOVER、BECHIC、MODELAB、IMI'S、Shine Love、Aimer Men、BODYWILD、皇錦、Nature's Gift、愛慕定制。各個(gè)品牌由各自的品牌事業(yè)部進(jìn)行獨(dú)立運(yùn)營。為了保證市場占有率，愛慕集團(tuán)在全國主要城市，建立起了包含五千家直營專柜、上萬家經(jīng)銷專柜的銷售終端體系的。
每個(gè)終端都經(jīng)歷著首次裝修、移位、原地裝修、面積擴(kuò)大等裝修支出。愛慕集團(tuán)每年投入的巨額的費(fèi)用來運(yùn)維如此龐大的銷售終端體系。伴隨著愛慕集團(tuán)業(yè)務(wù)的快速發(fā)展，公司對(duì)終端裝修管理提出了更高的信息化要求。
項(xiàng)目啟動(dòng)
經(jīng)過多次溝通，最終選擇由北京邦永科技有限公司負(fù)責(zé)開發(fā)“終端裝修項(xiàng)目管理平臺(tái)”。
實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)包含：
建立預(yù)算控制體系：
1）年度裝修預(yù)算金額與實(shí)際裝修費(fèi)用申請金額的實(shí)時(shí)對(duì)比；
2）裝修費(fèi)用申請金額與結(jié)算金額的實(shí)時(shí)對(duì)比；
3）年度燈片采購預(yù)算金額與實(shí)際燈片采購金額實(shí)時(shí)對(duì)比；
數(shù)據(jù)共享：
為集團(tuán)BI系統(tǒng)提供裝修基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，將裝修成本攤分到各終端銷售成本中。
實(shí)施過程
3.1 需求調(diào)研階段:
項(xiàng)目啟動(dòng)后2周內(nèi)，我們完成了對(duì)裝修業(yè)務(wù)涉及的主要部門的調(diào)研工作。
設(shè)計(jì)監(jiān)理部作為專柜制作與基礎(chǔ)裝修業(yè)務(wù)的主體，負(fù)責(zé)接受分公司業(yè)務(wù)發(fā)起的專柜制作與基礎(chǔ)裝修立項(xiàng)申請；組織裝修公司報(bào)價(jià)；督促裝修按期完工；接受分公司業(yè)務(wù)反饋裝修質(zhì)量；按月與裝修公司結(jié)算裝修費(fèi)。
綜合采購部作為終端燈片采購業(yè)務(wù)的主體，負(fù)責(zé)接收分公司業(yè)務(wù)發(fā)起的燈片更換申請；根據(jù)框架協(xié)議，通知廣告公司完成燈片配送工作；按月與廣告公司結(jié)算燈片采購費(fèi)。
3.2 業(yè)務(wù)分析階段：
針對(duì)需求，我們整理出詳細(xì)的業(yè)務(wù)過程圖：
3.3 平臺(tái)實(shí)現(xiàn)
在PM2總包版的標(biāo)準(zhǔn)功能中，對(duì)項(xiàng)目、合同、費(fèi)用的業(yè)務(wù)流程設(shè)定嚴(yán)格遵循項(xiàng)目管理基礎(chǔ)理論。此次愛慕集團(tuán)的終端裝修項(xiàng)目管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)方案中更多的融入了企業(yè)特點(diǎn)：
1) 90%的表單界面通過自定義平臺(tái)進(jìn)行了重構(gòu)；
終端裝修主要是專柜制作以及很少部分的基礎(chǔ)裝修。不同于標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目管理，所以標(biāo)準(zhǔn)軟件中的界面內(nèi)容很難適用。我們根據(jù)調(diào)研得到需求，將界面進(jìn)行二次設(shè)計(jì)。在保證數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)的基礎(chǔ)上，簡化了操作并保證整體業(yè)務(wù)過程的順利實(shí)現(xiàn)。
2) 與公司內(nèi)部OA系統(tǒng)平臺(tái)數(shù)據(jù)共享；
愛慕集團(tuán)擁有一套穩(wěn)定的內(nèi)部OA系統(tǒng)，管理人員習(xí)慣在此系統(tǒng)處理各類審批信息。為了保留管理人員的審批習(xí)慣，我們通過技術(shù)手段將裝修項(xiàng)目管理平臺(tái)中的待審批事項(xiàng)推送到OA系統(tǒng)中，使得所有管理人員很快的適應(yīng)新平臺(tái)。
3) 與公司銷售ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)互通；
愛慕集團(tuán)的終端開戶申請都是通過銷售ERP系統(tǒng)來管理，為了保證終端在各類平臺(tái)中的信息一致，我們通過建立中間數(shù)據(jù)庫，完成了ERP數(shù)據(jù)與新平臺(tái)在終端ID與屬性信息的同步；
4) 為集團(tuán)BI提供數(shù)據(jù)支持；
新平臺(tái)規(guī)范了裝修費(fèi)用數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)格式，完成了2014年至2015年歷史數(shù)據(jù)的導(dǎo) 入工作，使得公司BI平臺(tái)能夠順利抓取相關(guān)信息。
實(shí)施總結(jié)
- 傳統(tǒng)OA軟件提供的表單數(shù)據(jù)錄入太過自由，不同表單之間只能通過流程加簽進(jìn)行關(guān)聯(lián)。基于數(shù)據(jù)元間的關(guān)聯(lián)性幾乎沒有，難以達(dá)到管理控制要求。
- 繁重的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作，由于沒有很好的平臺(tái)支持，面對(duì)管理層的數(shù)據(jù)要求，業(yè)務(wù)人員顯得非常無奈。而且手工整理的臺(tái)賬又存在數(shù)據(jù)格式、錄入錯(cuò)誤的問題。
- 傳統(tǒng)OA軟件中無法覆蓋所有審批情景，而且組織機(jī)構(gòu)調(diào)整來的對(duì)審批過程的影響十分巨大。最后只能將審批控制弱化，允許比較開放式的“加簽”與“轉(zhuǎn)發(fā)”，審批過程過分依賴于審批人去選擇。PM2項(xiàng)目管理平臺(tái)中的協(xié)同辦公模塊，采用基于角色的審批過程設(shè)置，不再依賴組織機(jī)構(gòu)。審批過程可以根據(jù)表單內(nèi)容、制單人角色等進(jìn)行判斷，完美覆蓋各類審批情景。
- PM2項(xiàng)目管理平臺(tái)展現(xiàn)出足夠的靈活性，不僅能應(yīng)對(duì)不同的行業(yè)要求和企業(yè)特點(diǎn)，還能兼容其它系統(tǒng)平臺(tái)。避免企業(yè)信息系統(tǒng)間數(shù)據(jù)不共享導(dǎo)致的數(shù)據(jù)重復(fù)錄入工作與數(shù)據(jù)無法匹配的問題。
- 自定義平臺(tái)，能完成基于系統(tǒng)整體框架下的新需求實(shí)現(xiàn)，不僅杜絕二次開發(fā)時(shí)對(duì)軟件其他功能的影響,而且經(jīng)過培訓(xùn)，系統(tǒng)管理員完全可以自行進(jìn)行需求開發(fā)實(shí)現(xiàn)，擺脫了對(duì)原廠商的過度依賴，使企業(yè)信息化更加靈活、便捷。
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